中秋禮盒訂完才是惡夢開始:六個據點配送,我第一次被物流打敗
一個新手福委的中秋禮盒配送踩雷實錄,以及我後來怎麼讓自己活下來
白哲宇（新手福委）
「禮盒訂好就沒事了吧?」
我當時真的這樣想。直到到貨那天早上,我站在警衛室旁邊,手上一疊送貨單、耳邊三個廠區的電話同時響,才知道採購只是上半場。
中秋禮盒的難,從來不在挑月餅。難的是你要把好幾百盒東西,準時、完整、不重不漏地送到散在全台的同事手上,而且任何一個環節出事,最後都會回到你身上。這篇講的就是我第一次做中秋禮盒配送,被炸開的三個地方。
中秋禮盒真正的成本不是單價,是你為了「送到」燒掉的那兩個禮拜。
新手第一次做中秋禮盒配送,最容易炸開的三個地方
名單和地址永遠不是你拿到的那一版
我照人資給的名單訂了 480 盒,結果到貨前一週,產線新進 12 人、業務部三個人調去外站、還有兩位留職停薪。更麻煩的是居家辦公的同事來問「可以寄我家嗎」。名單一改,每個據點的數量就要重算,廠商那邊的出貨單也要跟著改一次。
造成影響:名單每動一次,你就得重跑一次數量分配與出貨確認,光是核對就吃掉好幾個晚上。
到貨當天沒人簽收,破損短少全算你的
貨車早上九點到,警衛說沒收到通知、會議室被借走沒地方堆、清點到一半發現有兩箱外盒壓凹。我打電話回廠商,對方第一句話是問我「有沒有當場拍照」。那一刻我才懂,簽收欄上那個名字,代表的是誰要負責。
造成影響:沒有留下清點與驗收紀錄,後續換貨、退款、跟會計交代,全部卡在你一個人身上。
中秋連假前,物流是全台灣最塞的地方
我原本抓中秋前三天到貨,想說剛好新鮮。結果那一週宅配爆量,兩個廠區延到連假前一天下午才收到,同事早就放假走人,禮盒在茶水間躺了九天。有保存期限的月餅類商品,那幾天我每天都在算日子。
造成影響:抓錯到貨時間,不只影響員工感受,還可能讓有保存期限的禮盒直接報廢。
禮盒的難不在選,在送到。選錯還能補救,送錯只能一個一個道歉。
三個我當初最想問的問題
Q1. 中秋禮盒大概要提前多久開始準備?
以我踩過的經驗,八月就要動起來。選品比價一到兩週、樣品確認一週、簽呈再跑一週,加上廠商備貨與多點配送,提前六到八週才不會被逼到用「還有什麼現貨」來決定。PayEasy 的禮品企業採購服務由專人報價,一般三到五個工作天回覆,提早把報價和配送方式談定,你才有時間處理名單這種一定會變的東西。
Q2. 多據點配送是不是只能自己一箱箱清點?
跟一般廠商買通常是。分幾箱、送幾點、誰簽收、破損怎麼處理,全部要你自己盯。PayEasy 的禮品企業採購是單一窗口承接全流程,從需求釐清、選品、多地分點配送到帳務與售後都在同一條線上,分公司和廠區可以指定不同收貨地點,你不用同時對三家廠商、三種送貨單。
Q3. 有沒有比實體禮盒更不用煩配送的做法?
有。把實體禮盒換成享樂券這類電子禮券,員工用工號直接收到序號,自己決定要換超商券、量販禮券還是宅配商品。沒有配送、沒有簽收、沒有破損,到職離職的名單異動也好處理。PayEasy 禮贈平台的享樂券採購最高有 4% 折扣,採購滿 60 萬還會贈送完整福利網服務,對每年都要發一輪的企業來說,省下的不只是運費。
我不是要說實體禮盒不好,是想說:如果你今年還是要送禮盒,至少別讓配送這一段自己扛。把選品、多地配送、帳務交給能一次收尾的單一窗口,你才有力氣去想「這份禮盒送出去,同事到底開不開心」。
關於 PayEasy 的節慶禮品採購服務
PayEasy 成立於 2003 年,服務超過 800 家企業。禮品企業採購服務由專人報價(三到五個工作天),協助企業處理年節禮盒、活動獎品與大宗採購,支援多地分點配送與帳務整合。中秋節慶也可改用禮贈平台的享樂券,以電子序號發送給員工,讓員工自行選擇兌換通路,省去配送與簽收流程。