生日禮金、三節禮盒全變成點數的第一個月:我在群組裡被問爆的三十天
整合型福利上線不是把預算換個形式,而是重新解釋一次公司到底對大家好在哪裡
白哲宇（新手福委）
公告是我發的,標題還是主管親手改的:「即日起本公司福利改採點數制,更彈性、更自由」。發出去不到二十分鐘,第一則訊息就進來了:「所以今年沒有中秋禮盒了嗎?」我看著螢幕,第一次知道什麼叫做自由的代價。
我們公司原本的福利很散:生日發五百禮券、三節各發一次禮盒、社團補助還要另外填紙本申請。今年決定整合成一筆福利點數,一次入帳、員工自己選。帳面上預算一毛沒少,甚至還多了一點,但我這個負責發公告的人,足足被問了一整個月。
福利整合最大的風險不是預算算錯,是同事把「看得到的東西變不見」直接理解成「福利被砍了」。
整合型點數上線後,我被問爆的三個現場
公告只寫了新制度,沒寫舊的東西去哪了
我的公告其實寫得很完整:每人幾點、怎麼登入、什麼時候到期、可以買什麼。唯一沒寫的,是大家最想知道的那句話:以前的禮盒、禮券、生日蛋糕還有沒有。於是我一天回同一個問題十幾次,回到最後乾脆把答案存成罐頭訊息。真正該做的,是在公告第一段就把「原本的 A、B、C 折算成現在這一筆點數」攤開來寫。
造成影響:同事不是反對新制度,而是在資訊空白的地方自己填答案,而他們填的通常是最壞的那一個。
帳面沒少,但同事心裡那本帳跟你算的不一樣
我算過:生日五百、三節三次各八百、社團補助平均一年四百,整合後每人三千二,實際還多了三百。可是同事記得的不是總額,是一年裡那三、四次拆開來收到東西的感覺。一次入帳的三千二,在他們眼裡就是後台上多出來的一行數字。有位同事直接跟我說:「那不如折現。」
造成影響:同一筆預算,發放節奏不同,員工的感受可以差到一半以上,而承擔這個落差的是站在最前面的福委。
沒有人教,大家就會用最麻煩的方式來問你
上線第一週,我收到的訊息大概只有四種:忘記密碼、找不到點數在哪、想知道能不能買家電、問點數可不可以給家人用。這些平台上其實都寫著,但沒有人會為了一筆福利特地去讀說明頁。我後來錄了一支三分鐘的手機操作影片丟進群組,當天的問題量直接砍半。
造成影響:上線期沒做過一次好懂的操作說明,行政成本會以每天幾十則訊息的形式,連續向福委收費好幾個月。
同事不是不喜歡點數,他們只是不確定自己有沒有虧到。
新手福委最常被問的三個問題
Q1. 把生日禮金、三節禮盒整合成福利點數,公告該怎麼寫才不會被誤會?
先寫換算,再寫規則,最後才寫怎麼用。第一段就把原本的項目一條條列出來,清楚寫出各折算多少、整合後總共幾點,讓同事三秒鐘就算得出自己沒有虧。接著寫發放時間、使用期限、可用範圍,最後附上登入方式。像 PayEasy 這種企業福利網,點數入帳後同事可以在購物、旅遊、特約商店之間自己選,你在公告裡就能把用途講明白,而不是丟一句「上平台看看」。
Q2. 整年的福利點數一次發完,還是分次發比較好?
看你要解決的是行政成本還是有感度。一次發完最省事,但同事容易忘記,年底才發現快到期;分次發存在感高,行政上就得多做幾次名單與核對。我後來的做法是主體一次發、節慶再加碼小額,節奏留下來、工作量也不會失控。PayEasy 的 PCash Portal 後台可依部門、地區、職級設定不同額度,也能設定點數使用期限,分次發不等於分次手動加班。
Q3. 同事一直說想折現,我該怎麼回?
折現會牽涉薪資與稅務認定,不是福委一句話能決定的事,建議先跟人資、財會確認公司立場,再統一回覆,不要各自解釋。真正能讓這個聲音變小的,是讓點數好用到接近現金:通路夠多、買得到日常真的會用的東西。PayEasy 平台有 36 萬件特談商品與超過一萬家特約商店,點數還能與信用卡混合支付,超商券、量販券這類最貼近生活的品項都買得到,折現的呼聲自然會降下來。
如果你也正要把分散的福利整合成一套點數制度,真正的工作不在計算機上,而在公告怎麼寫、上線怎麼教、後續怎麼追。這些事已經有人做過幾百遍,你不需要自己再踩一輪。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 自 2003 年起為企業建置專屬員工福利網,目前服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。HR 與福委可透過 PCash Portal 後台依部門、地區、職級設定福利額度、發放點數並匯出報表,員工則能在 36 萬件商品與旅遊行程中自行選擇,點數可與信用卡混合支付。平台建置與使用費用皆為免費,帳務端提供三聯式發票、折讓單與代收轉付收據。