公司想幫員工簽專屬特約商店,該自己談還是用平台?制度一次說清楚
從合約、清單報表到覆蓋範圍,釐清企業自簽特約商店最划算的做法
PayEasy顧問團隊
員工跑來跟你說:『公司樓下那家店明明很多同事在吃,為什麼不在我們的特約名單裡?』你一邊回覆,一邊在心裡盤算:要不要乾脆自己一家一家去談下來。
這是我們最常被問到的問題之一。企業想為員工爭取更貼身的特約優惠,方向絕對是對的;但『自己談』和『用平台既有網絡』其實是兩條成本差很多的路。先把制度搞懂,再決定怎麼走,才不會白忙一場。
自簽特約的重點從來不是『簽到幾家店』,而是『誰幫你維護這份清單、誰幫你處理每個月的對帳與報表』。
自己談特約前,先搞懂的三件事
一家一家談,談到的只是起點不是終點
很多 HR 以為談特約就是跟店家講好折扣、貼張公告就完成了。實際上真正花時間的是後面:口頭優惠沒有白紙黑字、店員換一批就不認帳、合約到期沒人續約。我們看過企業興沖沖談了二十家,半年後員工到現場被打槍,因為早就過了合約期間,沒人發現也沒人維護。
造成影響:沒有持續維護機制的自簽特約,很容易變成簽的時候風光、用的時候尷尬,反而傷害員工對福利的信任。
員工在意的不是有沒有,是找不找得到、能不能用
就算你辛苦談了一份特約清單,員工的下一個問題是:我人在外面,怎麼知道附近哪家有優惠?一張貼在公佈欄的 PDF,出了辦公室就用不到。員工到了店門口,還要翻群組、找截圖,確認自己有沒有資格、優惠還在不在,大多數人乾脆放棄。
造成影響:沒有即時查詢與核銷工具,特約優惠的實際使用率會遠低於你談下來的店家數量,預算與心力都被稀釋。
每個月的清單、對帳與報表,才是隱形成本
自簽特約不是簽完就沒事。哪些店還在合約期、這個月員工用了哪些優惠、要不要給主管一份使用報表,這些都要有人整理。當你管的店家從十家變五十家、橫跨好幾個縣市,光是維護一份現在到底有哪些店可用的清單,就足以吃掉福委大半的時間。
造成影響:店家數量一旦放大,行政與對帳負擔會以倍數成長,缺乏系統時福委幾乎不可能交出乾淨、可稽核的紀錄。
自簽特約的價值不在簽了幾家店,而在這份清單有沒有人幫你一直顧著。
關於企業自簽特約,你可能想問
Q1. 公司想簽自己的專屬特約商店,流程大概是怎樣?
我們通常會建議企業先把想簽哪些店、為什麼想簽列清楚,再進入特約商店合約流程。簽約之後,重點是建立一份會被持續維護的清單。在 PayEasy,企業自簽的特約商店可以整合進員工的 APP,每月我們會提供專屬特約商店清單與使用報表,讓你不用自己一家家追蹤合約狀態。
Q2. 我們自己一家家談,不是比較省錢嗎?
短期看好像省了仲介,但要算進去的是後續維護成本:續約、對帳、報表、員工查詢工具,這些才是長期負擔。PayEasy 本身已有全台超過 10,000 家特約商店,企業多半不需要從零自簽,而是既有網絡加上少數企業專屬店家兩者並用,把心力花在真正獨特的需求上,而不是重造一張全國地圖。
Q3. 如果我們在好幾個縣市都有據點,自簽特約會不會很難管?
這正是自己談最容易卡住的地方。據點越分散,要維護的合約與清單就越多。比較務實的做法是:全台通用的部分交給既有特約網絡覆蓋,真正在地、員工天天會用的店家才走企業自簽。PayEasy 支援員工以 APP 出示 QR Code 核銷,並提供 GPS 定位查詢附近店家,讓多據點的員工都能即時找到能用的優惠。
如果你正在猶豫要不要自己一家家去談特約,不用急著做決定。先把哪些是全台都需要、哪些是你這家公司獨有分開來看,大部分需求其實既有網絡就能滿足,剩下少數才需要企業自簽。這也正是我們每天在幫企業釐清的事。
關於 PayEasy 特約商店網絡
PayEasy 在全台擁有超過 10,000 家特約商店,員工只要打開 APP 出示 QR Code 就能享優惠,並可用 GPS 定位查詢辦公室或出差地附近的店家。企業也能簽訂專屬特約商店,我們每月提供清單與使用報表,讓自簽特約有系統地被維護、可被稽核,而不是簽完就無人聞問。