員工在特約商店打八折,公司要幫他報稅嗎?特約商店優惠的稅務界線一次說清楚
從「這筆折扣是誰出的」開始判斷,分清楚哪些是純優惠、哪些其實是公司給付
PayEasy顧問團隊
特約商店談好了,員工拿手機出示 QR Code 就能打折,你正準備發公告。財務部先問了一句:這個折扣要不要併進員工的所得?公告就這樣卡在草稿匣裡,一卡兩個星期。
這是我們最常被問到的問題之一。企業福利只要牽涉到「員工拿到好處」,HR 和福委就會開始擔心稅務,這個擔心是對的。但實務上,特約商店優惠其實是所有福利項目裡稅務結構最單純的一種,前提是你要先分清楚:這筆錢到底是誰出的。
**判斷特約商店優惠要不要課稅,關鍵不在員工省了多少,而在公司有沒有掏錢。公司給的是使用資格,不是給付。**
判斷特約商店優惠,先看懂這三件事
折扣由店家吸收時,公司並沒有「給付」
員工在特約餐廳用八折結帳,那兩成是店家為了爭取穩定客源自願讓利。公司沒有付錢給店家,也沒有付錢給員工。所得稅要課的是「所得」,而所得的前提是有人給了你錢或等值的東西。公司在這裡提供的是一張進門的資格,實質上比較接近團體議價,和百貨會員卡打折是同一種邏輯。
造成影響:只要折扣完全由店家吸收、公司未支付任何對價,通常不會產生薪資所得的認定爭議,HR 不需要為此逐筆造冊。
公司一補貼差額,性質立刻改變
常見的變形是這樣:公司和健身房談到月費 1,200 元,再由公司或福委會補貼其中 600 元。這時候公司實際付錢了,那 600 元就是一筆可歸屬到特定員工的補助,帳務上會走福利或補助費用,稅務上也可能需要併計。很多企業是在年底對帳時才發現,自己談的「特約優惠」裡,其實混了兩種完全不同的東西。
造成影響:同一份特約清單混雜純折扣與公司補貼,會讓年度申報與內部稽核都必須回頭拆帳,吃掉福委大量行政工時。
自簽特約的成本,要當成公司的費用來管
企業自己去談辦公室附近的店家時,可能會有簽約、行政或維護的成本。這筆錢是公司或福委會付出去的,屬於營運或福利支出,和員工個人所得無關,但它需要有憑證、有清單、有可追溯的使用紀錄。稽核不會問你員工省了多少,他們會問:這筆錢付給誰、換到什麼、多少人真的用到。
造成影響:缺少使用紀錄與清單的特約合約,在內部稽核時最容易被要求補件,福委反而要花更多時間回頭整理。
公司給的是資格,不是給付。一字之差,就是要不要課稅的分界線。
關於特約商店優惠,HR 最常問我們的三個問題
Q1. 員工在特約商店享有折扣,公司需要開立扣繳憑單嗎?
如果折扣完全由店家提供、公司沒有支付任何補貼或對價,實務上並不會產生需要歸屬到個人的給付,自然也沒有扣繳憑單的問題。真正需要留意的是「公司有出錢」的那一類,例如補貼月費、代墊費用、發放可折抵現金的券。我們通常會建議企業把特約清單分成兩欄:純店家讓利、公司有補貼。分完之後,你會發現要處理的稅務問題其實只剩一小塊。
Q2. 有人說只要是員工福利就一律免稅,這個說法對嗎?
這是最常見的誤解。免不免稅看的不是名稱叫不叫福利,而是這筆錢有沒有實際給付、能不能歸屬到特定個人。單純的議價折扣和公司直接發到個人手上的補助,在稅務上是兩件事。簡單來說就是:折扣談的是價格,補助給的是錢。制度設計時把這兩條線先畫開,後面的帳務、憑證、申報都會跟著清楚,不必每年年底再重新吵一次。
Q3. 我們想擴大特約商店範圍,制度上要先準備什麼?
建議先做三件事:一是盤點現有合約的有效期間,避免同仁到現場才發現已經不能用;二是確認每家店的優惠形式,把純折扣與公司補貼分開列;三是建立可查詢的使用紀錄,讓主管和稽核隨時看得到成效。這三件事自己做要花不少工,PayEasy 的特約商店網絡涵蓋全台超過 10,000 家門市,員工用 APP 出示 QR Code 即可使用,企業端每月可取得特約商店清單與使用報表。
特約商店這件事,難的從來不是談到折扣,而是把「哪些是純優惠、哪些是公司給付」講清楚,並且留下一份隨時拿得出來的紀錄。如果你希望員工走到公司附近就有店可用,又不想每年為了稅務和憑證重新確認一輪,把特約網絡交給已經整合好合約與報表的平台,會比一家一家自己談省事得多。
關於 PayEasy 特約商店網絡
PayEasy 成立於 2003 年,目前服務超過 800 家企業。特約商店網絡涵蓋全台超過 10,000 家門市,員工以 PayEasy APP 出示 QR Code 即可享有優惠,並支援 GPS 定位與地圖查詢,出差到新竹、台南、高屏一樣找得到能用的店家。若企業有自簽特約需求,我們依特約商店合約流程處理,並**每月提供特約商店清單與使用報表**,讓福委手上隨時有一份可交代的紀錄。