旅遊補助該發旅遊點數、共用點數還是抵用券?三種方案的選擇框架
搞懂三種點數方案的使用範圍、效期與帳務差異,補助才不會發了卻沒人用
PayEasy顧問團隊
公司決定改用旅遊補助,不再花大把時間統一自辦旅遊。方向對了,但接下來 HR 就卡住了:補助到底要用哪一種點數發?這是我們最常被問到的問題之一。
很多企業以為「發旅遊補助」是一個決定,其實它至少包含兩層決定。第一層是「要不要用點數發」,第二層才是關鍵:要用哪一種點數。
市面上常見的旅遊補助點數大致分三種:專款專用的旅遊點數、購物旅遊通用的共用點數,以及面額型的旅遊抵用券。三者在使用範圍、效期彈性和帳務憑證上差異很大,選錯往往不是員工不領情,而是制度一開始就沒設對。
旅遊補助發不發得成功,不在金額多寡,而在你選的點數方案,到底貼不貼近員工真正的使用習慣。
三種旅遊補助點數方案,到底差在哪?
旅遊點數:專款專用,適合「補助就是要拿去旅遊」的公司
旅遊點數限定在旅遊專區使用,員工可以自己訂房、訂機票、選自由行,系統自動核銷、不必收紙本票根。它的好處是「補助初衷不會走鐘」:公司想鼓勵員工出去走走,點數就只能用在旅遊上。
它也可以設定使用期限,例如 4 月 1 日到 10 月 31 日,方便對齊年度預算與結案時間。如果你的公司很清楚「這筆錢就是旅遊補助,不希望被拿去買家電」,旅遊點數是最單純的選擇。
造成影響:專款專用能守住補助初衷,但彈性最低,員工若當年沒有旅遊計畫,點數就容易在效期內閒置。
共用點數:購物旅遊都能用,員工彈性最高
共用點數的邏輯剛好相反:購物專區和旅遊專區都能用,員工自己切換。想旅遊的人拿去訂行程,今年不想出遠門的人也能拿去購物,不會有「被逼著一定要旅遊」的壓力。
代價是它比較不像「旅遊」補助,而更接近一筆通用福利金。帳務上也要留意,共用點數用在旅遊的部分,系統會在次月提供發票折讓單加代收轉付收據,和購物部分分開處理。如果你的核心目標是提高使用率、讓每個員工都用得到,共用點數通常最不會浪費。
造成影響:彈性最高、使用率通常最好,但補助的「旅遊」訴求會被稀釋,較難對外呈現成一項明確的旅遊福利。
旅遊抵用券:面額型發放,適合精準控制預算與名單
旅遊抵用券透過禮贈平台採購,以工號發送給員工,面額型或余額型都有,而且可以多張併用。它適合「我要很清楚地發一筆金額給指定名單」的情境,例如年資滿一年才發、或不同職級發不同額度。
因為是先採購、再發送,預算在下單時就鎖定,對需要事先報預算、走簽呈的公司很友善。採購時開立三聯式發票,員工實際到旅遊專區使用時,再依規則提供對應的旅遊帳務憑證。
造成影響:預算與發放名單最好掌控,但因為是先採購的面額,若規劃時人數或額度抓不準,容易出現多買或漏發。
旅遊補助選錯的不是金額,是點數的用法:專款專用守初衷,通用點數拚使用率,面額券管預算。
關於旅遊補助點數,企業最常問的三個問題
Q1. 旅遊補助發了點數,員工沒用完會退還公司嗎?
這要看你選的方案。旅遊點數和共用點數可以設定使用期限,過期即失效,不會退還現金給員工;是否要在效期前提醒、或評估展延,屬於制度設計的一環。旅遊抵用券則是先採購的面額,發出後由員工持有兌換。我們通常會建議搭配到期提醒機制,避免辛苦編的預算最後變成沉沒成本。PayEasy 的旅遊補助點數皆可設定效期並提供使用報表,方便你在到期前掌握使用進度。
Q2. 旅遊補助的帳務憑證怎麼開才不會有稅務問題?
不同方案對應不同憑證,這是很多福委容易搞混的地方。旅遊點數在旅遊專區消費,取得的是旅行社代收轉付收據;共用點數用於旅遊的部分,系統會在次月提供發票折讓單加代收轉付收據,和購物部分分開;旅遊抵用券採購時則開立三聯式發票。簡單來說就是「消費形式決定憑證形式」。這些憑證 PayEasy 都會齊備並系統化提供,讓你在稽核或請款時交代得過去。
Q3. 我們公司規模不大,適合用哪一種旅遊補助方案?
沒有一體適用的答案,但有一個好用的判斷順序。先問「這筆錢一定要用在旅遊嗎」:是,選旅遊點數;沒那麼堅持、想拚使用率,選共用點數。再問「需不需要精準鎖定名單和額度」:需要,就用旅遊抵用券。中小企業人數少、行政人力有限時,系統自動核銷、免收紙本票根這件事往往比方案本身更省事。不確定的話,直接和我們聊聊你的員工組成,我們會幫你把方案配對清楚。
旅遊補助不是「決定發多少錢」就結束,而是從發放形式、效期到帳務,一連串會互相牽動的制度設計。選對點數方案,員工用得順、福委核銷輕鬆,補助的效益才看得見。如果你正在評估怎麼把旅遊補助設對,這正是我們每天在幫企業做的事。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 成立於 2003 年,服務超過 800 家企業。旅遊專區整合各大旅行社與票券平台,並透過康迅旅行社提供客製化團體行程。旅遊補助可透過旅遊點數、共用點數或旅遊抵用券三種方式發放,系統自動核銷、免收紙本單據,並提供旅行社代收轉付收據、發票折讓單等完整帳務文件。單一窗口就能處理從發放、使用到帳務的全流程。