「福利網下個月上線」不是結束,是開始:做了快二十年,我在上線前一定會先敲定的三件事
系統其實不難,難的是那些你以為上線後再說也來得及的規則
王志明（資深福委）
「合約簽了,系統下個月開通。」聽到這句話,很多福委會鬆一口氣,覺得麻煩事終於交出去了。做了快二十年,我只能老實說:開通那天,才是真正要開始傷腦筋的日子。
我經手過的福利網導入,大大小小加起來也有好幾次。順利跟不順利的差別,幾乎從來不在系統好不好用,而在上線前那兩三個月,有沒有人願意坐下來,把幾件聽起來很無聊的事情講清楚。
福利網會把你原本模糊的規則,原原本本放大給全公司看。
上線前一定要先敲定的三件事
員工名單不是給一次就好,是要有異動機制
建站的時候大家都很配合,人資給一份完整名單,匯進去、開通、發信,看起來很順。問題出在第二個月:新人到職沒有帳號、離職的人帳號還在、有人調了部門額度卻沒跟著改。我第一年就是這樣被追著跑,每個月手動比對兩份 Excel,比到最後乾脆自己做了一張異動單。名單不是上線前做一次的事,是每個月都要做一次的事,所以上線前就要先決定:是人資每月給檔,還是直接讓系統跟人資資料串接自動更新。
造成影響:名單沒有固定的異動流程,福委每個月會多出半天到一天的人工比對,而且錯一次就是同事拿不到當期的福利。
額度規則要先寫成白紙黑字,不是上線後再說
「到職未滿一年的怎麼算?」「約聘的算不算?」「留職停薪期間要不要發?」這些問題你不先想,上線後三天內同事就會替你想到。我看過最麻煩的一次,是公司先開通再討論規則,結果前兩批發放各用一套算法,第三批想改回來,已經有人拿前面的當前例。福利網後台可以依部門、地區、職級設定不同額度,但它只會忠實執行你給的規則,不會幫你決定規則。
造成影響:規則沒定案就上線,前幾次發放會變成日後所有爭議的判例,想改回來的成本遠高於一開始講清楚。
開通日和第一筆點數,決定同事會不會登入
我早年犯過一個錯:系統六月開通,第一筆點數要等到九月才發。中間那三個月公告發了三次,登入率始終不到三成。後來我學乖了,開通日就是發放日,而且第一筆點數的效期不要拉太長,讓同事有理由現在就進去看看。說明會也一樣,不要排在大家最忙的月底,排在發放那一週,講完馬上就能動手操作,效果差很多。
造成影響:開通和發放拆太開,員工的第一印象會停在「公司又弄了一個要記密碼的系統」,後面要花好幾倍力氣才拉得回來。
系統會忠實執行你的規則,包括那些你還沒想清楚的部分。
導入企業福利網,福委最常問我的三個問題
Q1. 企業福利網從簽約到員工可以使用,大概要抓多久?
我的經驗是抓兩到三個月比較安全,而且時間多半不是花在系統上,是花在公司內部。PayEasy 的建站有固定流程:合約簽訂、PSM 作業、建站、其他設定、旅遊點數申請,最後是後台教學與員工說明會,系統這一段照著走就好。真正會卡住的是員工名單確認和額度規則拍板。所以我都建議,合約還在跑的時候就先動手整理名單和規則。
Q2. 員工名單一定要人工維護嗎?公司人員異動很頻繁怎麼辦?
不一定。PayEasy 的員工資料管理支援人工維護,也支援 API 自動更新,可以跟公司系統串接。人數少、異動不多的公司,每月人工上傳一次通常夠用;但如果每個月都有十幾筆到離職,我會直接建議走串接,一次設定好,省下來的是往後每個月的固定工時。要走哪一種,建站階段就要跟窗口講,不要等上線半年才回頭改。
Q3. 福利網開通後同事都不登入,還有救嗎?
有,但要換方法。公告再發三次,效果通常不如一次「現在進去就有東西可以用」。我的做法是把發放時間和一個有感的活動綁在一起,並且給一個看得到的效期,讓同事有理由現在就登入。平台支援電腦、行動網頁和 APP,實務上多數人是用手機第一次登入的,所以說明時直接教手機怎麼進最快。真的推不動,就找服務窗口一起看看發放節奏該怎麼調。
講到底,福利網不是買一套系統,是把公司對福利的規則,搬到一個大家都看得到的地方。規則想清楚了,系統只是讓它跑得更快;規則沒想清楚,系統只會讓問題更早被看見。如果你正在評估導入,或是上線後覺得哪裡卡卡的,找人聊一次,通常比自己多熬兩個月有用。
關於 PayEasy 企業福利網
PayEasy 成立於 2003 年,為每家企業建立專屬的員工福利平台,目前服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。HR 與福委透過 PCash Portal 後台發放點數、依部門與地區設定規則、匯出報表,員工可在購物與旅遊專區選用 36 萬件商品或行程,支援電腦、行動網頁與 APP。平台建置與使用費用皆為免費,員工資料支援人工維護或 API 自動更新。