健身補助我辦了快二十年:從貼公告談團體價,到今天的數位補助,中間換過三次做法
一個資深福委的回顧:健身補助制度每一次轉彎,都是被某個問題逼出來的
王志明（資深福委）
做了這麼多年福利,健身補助大概是我改過最多次的一項。不是因為它多重要,而是因為它每隔幾年就會冒出新的問題,逼你不得不重寫辦法。
很多福委接手健身補助時,看到的只是一份寫好的補助辦法,不會知道那份辦法背後改過幾輪。我把自己這二十年經手過的三個階段整理出來,不是懷舊,是想讓你少繞幾圈:因為你現在遇到的狀況,多半是我當年改辦法的那個原因。
健身補助制度的每一次演變,都不是因為預算變多,而是因為我們終於承認:員工要的不是健身房,是能持續運動這件事。
健身補助的三次轉變,和每次轉變我踩過的坑
第一階段:跟健身房談團體價,結果簽約綁住的是我們
最早我們的做法很單純,找一家離公司近的健身房談員工優惠,公告貼出去、大家自己去辦卡。頭三個月報名很熱鬧,一年後真的還在去的剩不到三成。更麻煩的是,合約一簽兩年,期間員工抱怨器材舊、教練換人、離職的人卡在會籍退不掉,這些全部回頭找福委處理。我那兩年學到的第一件事是:福委不該去當健身房的客服。
造成影響:把補助綁在單一場館,等於把場館的服務品質風險,全部轉嫁到福委身上。
第二階段:改成憑收據核銷,福委變成核單機器
後來我們改成不綁場館,員工去哪家健身房、上什麼課都可以,回來拿收據申請補助。制度是自由了,行政量卻爆炸。每個月收一疊發票、對抬頭、看日期在不在補助期間、算有沒有超過額度、Excel 一格一格填,再送財務走請款。人多的時候光這一項就吃掉我兩天。而且只要有一筆算錯,那位同事會記得很久。
造成影響:自由度換來的是人工核銷成本,福委的時間被單據吃掉,真正該做的制度設計反而沒空做。
第三階段:從補會員費,改成補運動這件事
最關鍵的轉變其實不是數位化,是我們終於承認:同事裡真正會上健身房的就是那一群,其他人不是不想動,是他們的運動長在別的地方,晨跑、羽球、瑜伽、帶小孩去游泳。當補助只認健身房會員費,等於用公司的錢獎勵一種生活方式。改成用福利點數讓大家自己選運動相關的用途,加上線上申請審核,申請的人數才真的往上走。
造成影響:補助範圍決定使用率,範圍愈窄,愈容易變成少數人的專屬福利。
健身補助沒人用,通常不是預算太少,是我們只認得一種運動的樣子。
老實說,這三個問題我被問了二十年
Q1. 健身補助要跟健身房簽約談團體價,還是讓員工自己選比較好?
我兩種都做過,現在會建議先看公司據點分布。單一辦公室、大家住得近,談團體價還說得過去;只要有第二個據點,綁單一場館就一定有人用不到。比較穩的做法是把補助設計成可以自由選擇的形式,例如透過企業福利平台發放點數,員工在購物或特約商店的運動類通路自行使用,福委不必替他們挑場館,也不用扛場館的服務品質。PayEasy 的特約商店網絡全台超過一萬家,運動健身類是企業常見的需求項目之一。
Q2. 改成憑收據核銷之後,行政量真的降不下來嗎?
只要核銷還是紙本加 Excel,量就降不下來,差別只在你痛幾天。真正有感的改變是把申請跟審核搬上系統:員工線上上傳單據、系統擋掉不符期間或超額的件、通過後直接撥點數,福委只需要看例外狀況。PayEasy 的津貼審核中心就是做這件事,健康檢查、眼鏡等各類補助都能設定金額上限與申請期間,批量核銷。我看過萬人規模的機構把補助核銷從 Excel 換成電子化審核,福委的工作量差非常多。
Q3. 現在要重新設計健身補助,第一步該從哪裡開始?
先別急著訂金額,第一步是問清楚同事平常怎麼運動。用交流專區的問卷調查跑一輪,你多半會發現健身房只佔一部分,其餘散在球類、跑步、游泳、瑜伽。把這份分布攤開來,補助範圍該開多寬、額度該怎麼設,答案自己就浮出來了。之後再決定發放方式與審核流程。這種先調查、再設計、最後才上系統的順序,是我繞了好幾年才學會的。
如果你現在手上這份健身補助辦法,已經開始出現「申請的永遠是那幾位」「核銷做到月底加班」這兩個徵兆,那多半不是同事不配合,是制度到了該換一階的時候。我這二十年換過三次做法,最省力的一次,是把發放、選擇與核銷都交給平台處理,自己專心把制度設計好。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 成立於 2003 年,為企業建置專屬的員工福利平台,目前服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。福委可透過 PCash Portal 後台依部門、地區、職級設定不同福利額度,員工以福利點數在購物專區或全台超過一萬家特約商店使用,運動健身是企業常見的特約需求類別。津貼審核中心則支援各類補助的線上申請與批量核銷,並提供三聯式發票等合規單據。