新人到職第三天領全年點數、離職前一週把點數刷光:福利點數發放最難的一關,是人員異動
做了快二十年,我把新進、離職、留停外派這三種狀況的規則寫法整理出來,給正要訂制度的你
王志明（資深福委）
每年一月把福利點數發下去的那天,我心裡想的從來不是今天發得順不順,而是接下來十二個月,會有多少人事異動把這批點數攪成一團。做了快二十年,我很確定一件事:點數發放真正難的,不是按下發放鍵那一刻。
整合型福利的好處,是把過去分散的禮券、補助、現金整併成一套點數,員工自己選、福委不用一項一項核。但整併之後,規則的每一個縫隙也會跟著被放大:一年裡有人到職、有人離職、有人留停、有人外派,只要規則沒寫清楚,每一個異動都會變成一次個案協商,而每一次個案協商,都會變成明年的前例。
點數制度真正的難度不在發放當天,而在這一整年的異動處理:規則寫得夠細,異動只是行政作業;規則留白,異動就是每個月都要重吵一次的爭議。
人員異動最容易失守的三個關卡
新進人員的額度,你是給全額還是按月比例
一月發全年一萬兩千點,十一月才到職的新同事該拿多少?我看過公司直接給全額,結果隔年老同仁在座位上算給你聽:他做兩個月領一萬二,我做十二個月也是一萬二。也看過另一種,一律按月比例,結果十二月到職的人拿到一千點,連買一箱衛生紙都要補差額,反而在報到第一週就留下這家公司很小氣的印象。兩種做法都有人用,問題不在選哪一種,在於你有沒有在制度上白紙黑字寫出計算基準:以到職日當月起算還是次月起算、滿多少天才算一個月。
造成影響:計算基準沒寫死,每一位新進同仁的額度都要人工判斷一次,福委每個月都在做一件本來不該由自己決定的事。
離職結清:點數花掉了才發現人要走
這是最多人踩的坑。同仁月中提離職,而點數月初就已經發下去,他在最後兩週把額度用得乾乾淨淨,等人資把離職名單轉過來,錢早就變成商品送到他家了。我早年還真的認真研究過能不能追回,後來想通了:與其事後追,不如事前把離職當月是否發放、已使用部分如何認列寫進辦法,並且把發放時點往人事作業的後面挪一點。這不是防員工,是保護承辦人,因為追不回來的時候,被問為什麼沒有機制的人是你。
造成影響:沒有結清規則,每一筆離職前的消費都要承辦人自己去跟主管解釋,解釋不了就變成內控上的缺失。
留停、外派、借調:還在職,但狀態不一樣
育嬰留停的同仁算不算在職?外派海外三年的人拿了點數,實際上買得到東西嗎?借調到子公司的人,福利金要從哪一邊出?這三種人數量都不多,少的公司一年可能只有兩三個,所以規則常常寫漏,然後用個案處理。個案處理最麻煩的地方是,它一定會被下一個人拿來引用:去年小陳留停照發、今年小林留停不發,你要怎麼解釋?我後來的做法很簡單,在辦法裡把在職狀態定義清楚,列出保留、暫停、停發三種處理方式,寧可規則長一點,也不要留白。
造成影響:低頻但高爭議的異動一旦交給個案處理,就會累積成收不回來的前例,制度等於被一個一個特例改寫。
異動規則不是寫給異動的人看的,是寫給留下來的那些人看的。
這些年最常被新手福委問到的問題
Q1. 新進員工的福利點數,到底要不要按月比例計算?
我的建議是按月比例,但設一個下限。純比例會讓年底到職的新人拿到幾乎用不了的額度,純全額又對老同仁不公平,折衷做法是按月計算並訂一個最低發放額,讓新人至少換得到東西。重點是把計算方式寫進福利辦法,而不是每次都去問主管。如果你用的是數位福利平台,PayEasy 的 PCash Portal 後台可依部門、地區、職級設定不同福利額度,員工名單支援人工維護或 API 自動更新,基準訂好之後,發放這一段就不用再靠人腦記。
Q2. 員工離職前把點數全部用完,公司可以要求追回嗎?
實務上非常難追,尤其點數已經換成商品送出去。與其把力氣花在追回,不如把三件事寫清楚:離職當月是否發放、發放時點與人事異動作業的先後順序、已核銷部分如何在帳上認列。多數公司會把發放時點安排在人事異動確認之後,讓名單本身就先過濾掉一批風險。PayEasy 的後台提供自動核銷與報表匯出,含三聯式發票、折讓單與代收轉付收據,真的發生爭議時,你至少交得出完整紀錄給主管和稽核。
Q3. 人事異動一多,點數名單怎麼維護才不會出錯?
靠 Excel 對名單,人數過三百之後就會開始出錯,而且通常錯在工號、部門代碼與到離職日這三欄。做法上有兩層:第一層是把名單來源統一,只認人資系統那一份,不接受各部門自己傳的表;第二層是讓資料自動同步。PayEasy 的企業福利網支援員工資料以人工維護或 API 自動更新,額度也能依部門、地區、職級分別設定,異動之後名單自己更新,福委只需要確認,不必重打一遍。
說到底,點數發放難的不是發,是要讓一整年下來每一種狀況都有規則可循。如果你正在把分散的福利整併成一套點數,或是現有制度每個月都在為異動吵架,不妨把規則和工具一起檢視一次:規則負責把界線畫清楚,平台負責讓名單和額度不用再靠人力硬撐。
關於 PayEasy 企業福利點數服務
PayEasy 自 2003 年起提供企業專屬的員工福利平台,目前服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。企業 HR 與福委透過 PCash Portal 後台發放點數、設定規則與查看報表,可依部門、地區、職級設定不同福利額度,員工資料支援人工維護或 API 自動更新。員工端可在購物專區選購 36 萬件特談商品,點數不足還能與信用卡混合支付;帳務面提供自動核銷與報表匯出,含三聯式發票、折讓單與代收轉付收據。