「為什麼他的點數比我多?」福利點數要不要分級,我這些年劃出的三道界線
做了快二十年福委,我學到額度分級不是算錢,是先把「憑什麼」說清楚。
王志明（資深福委）
每年發放辦法一改,我桌上就會多幾封信。有人問為什麼資深的比較多,也有人問為什麼業務部跟產線一樣多。做了這麼多年,我發現這些信其實都在問同一件事:這條線是誰劃的、憑什麼。
福利點數要不要依年資、職級、部門分級,這題我從人人一樣發到分五級,後來又砍回三級。每一次改,都是被同事的問題逼著重新想一遍。這篇我把踩過的坑整理出來,給正在設計或打算調整額度的福委參考。
額度分級真正的風險不在金額差多少,而在你能不能用一句話講清楚憑什麼差。
福利點數分級,我一定先劃出的三道界線
第一道:基本額度人人一樣,差別只加在上面
我早年做過一版辦法,把年資一到三年、三到五年、五年以上的點數全部拆開算,結果新人第一年拿到的數字,連公司特約商店一頓飯的補助都湊不滿。那年有位剛報到的工程師私下問我:「公司是不是覺得我撐不過試用期?」從那之後我的做法就固定了:先設一個全公司一致的基本額度,保證每個人都用得到東西,年資和職級的差別一律用加項處理,不往下砍。
造成影響:基本額度被拆掉的公司,新人到職第一個月就先感受到自己是二等公民,後面再加什麼福利都補不回來。
第二道:可以依部門給得不一樣,但理由要寫進辦法
產線同仁用不到公司樓下的咖啡廳優惠、外勤業務一年有半年在外面吃飯、研發加班到十點只想叫宵夜,需求本來就不一樣。我後來確實會依部門、依地區調整部分額度,但每一條都在辦法裡寫明理由:這筆是給輪班同仁的誤餐補助、那筆是給外站同仁的交通補足。踩過的坑是有一年我只在系統上改了數字、沒改辦法,三個月後兩個部門主管同時來問,我當場講不出依據。
造成影響:分級沒有書面理由,福委就得每年重新吵一次,而且主管一換人,整套制度等於重新談。
第三道:分級之後最難的不是設定,是異動與對帳
級距一旦上路,升遷、調部門、留職停薪、年中到職的人就全部變成例外。以前我用 Excel 維護,一個人升遷我要改三個地方:額度表、發放名單、年度預算表,漏改一個,月底就對不起來。真正讓我輕鬆的是後來把級距直接設定在福利平台後台,依部門、地區、職級分別給額度,員工資料也接 API 自動更新,我每月只要看報表確認結果,不必再自己核對名單。
造成影響:級距設計得再漂亮,維護若靠人工,最後一定是發錯、補發、再寫一封道歉信的循環。
分級不是把錢分出高低,是把公司的在意講清楚。
福委最常問我的三個問題
Q1. 福利點數該依年資還是職級分級比較好?
我的經驗是兩個都用,但順序不要顛倒。先問公司這筆福利金想獎勵什麼:想留人,就把年資的加項做厚一點;想呼應責任,就加在職級上。重點是級距不要超過三到四層,層數一多,同事只會記得自己在哪一層,不會記得制度的用意。實務上我會把級距設在福利平台後台,依部門、地區、職級各設一組額度,改制度時只調後台參數,不用重做一次名單。
Q2. 大家說點數發一樣多最公平,真的是這樣嗎?
一樣多最省事,但不等於最公平。輪班同仁和內勤同仁的生活開銷不一樣,外站和總部能用到的資源也差很遠,一視同仁的結果,常常是某些部門年底還剩一半點數沒動。我的作法是基本額度一致、差異用加項補,再看報表確認各部門實際使用情況。PayEasy 的福利網後台可依部門、地區、職級設定不同額度並匯出報表,調整前先看數字,比憑感覺吵有用得多。
Q3. 已經發了好幾年的制度,中途改分級會不會出事?
會,但不改才是真的出事。我調整時一定守兩件事:第一,任何人的額度只往上不往下,要收回就等下一個年度隨辦法公告;第二,改之前先把舊制與新制的試算擺在一起給福委會看。系統上我會先在後台設好新級距、跑一次模擬,確認每個部門的數字都對了再發放。如果你手上還是用 Excel 在算,建議先把發放與報表搬上平台,再談改制度。
說到底,額度分級是制度題,不是計算題。你真正需要的是一個能把級距、名單、報表一次管好的工具,讓力氣花在跟福委會談制度,而不是花在核對名單。如果你正準備重新設計福利點數的發放級距,不妨先聊聊別人是怎麼做的。
關於 PayEasy 企業福利網
PayEasy 自 2003 年起提供企業福利網服務,目前服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。企業 HR 與福委可透過 PCash Portal 後台,依部門、地區、職級設定不同福利額度,員工資料支援人工維護或 API 自動更新。平台建置與使用費用皆免費,報表可直接匯出,核銷憑證包含三聯式發票、折讓單與代收轉付收據。