旅遊補助發了卻沒人用？用數據拆解員工沒去玩的真相｜觀點專欄

每年到了編預算的時候,旅遊補助總是大筆一揮就過了。但你有沒有回頭看過,這筆錢最後真的變成員工的一趟旅程了嗎?數字告訴我們,事情沒那麼理所當然。

我們把服務的企業裡,旅遊相關的點數使用情形拉出來看,發現一個有點尷尬的現象:補助發得很大方,但真正被兌換掉、變成行程的比例,並沒有想像中那麼高。換句話說,預算花了,員工卻不一定有感。

旅遊補助的價值不在於你發了多少,而在於員工真的用掉了多少:沒被兌換的那一塊,等於從來沒存在過。

analytics 數據揭示的三個被忽略的真相

旅遊點數通常會設一個使用效期,例如四月到十月。立意是好的,怕大家拖到年底才一窩蜂訂。但數據顯示,一旦設了期限,總會有一群人卡在工作旺季、家庭因素或單純忘了,眼睜睜看著點數歸零。這群人不是不想去,是時間沒對上。

造成影響:設了效期卻沒有提醒機制,等於把一部分預算預設為浪費,員工還會覺得「公司發的東西用不到」。

我們看過不少案例,員工不是不想用,是卡在「要保留票根、填申請表、等人工審核」這一段。光是想到核銷要來回好幾趟,很多人就乾脆不報了。流程每多一個步驟,使用率就掉一截,這在數據上非常明顯。

造成影響:核銷越麻煩,使用率越低,福委收到的單據變少不是因為大家沒花,而是因為大家放棄了。

把使用數據按部門、年齡拆開看,差異很大。有人想出國、有人只想週末帶小孩去飯店住一晚、外籍同仁想回鄉探親順便玩。當補助只綁死「員工旅遊團」一種形式,那些生活型態不一樣的人,自然就被排除在外。

造成影響:單一形式的補助會讓一部分員工長期用不到,久了就變成「那是給某些人的福利」,反而傷了公平感。

旅遊補助沒被用掉的那一塊,才是真正的成本。

最關鍵的不是「發了多少」,而是「兌換率」和「過期歸零的比例」。建議至少每季拉一次報表,看各部門、各年齡層的使用差異在哪。PayEasy 的旅遊點數會在系統裡自動記錄使用量,每月提供報表,你不用自己用 Excel 一筆筆對,就能清楚看到哪一群人沒用到、補助卡在哪個環節。

設期限本身沒有錯,它能避免大家拖到最後才一次爆量。問題出在「有期限卻沒有提醒」。比較好的做法是搭配系統自動通知,在到期前推播給還沒使用的員工。PayEasy 的旅遊點數可以設定效期(例如四月到十月),並透過平台與員購公告信提醒,讓期限變成督促,而不是讓點數默默歸零。

先把「形式」鬆綁。與其只辦一個統一的旅遊團,不如讓員工自己選訂房、機票或自由行,生活型態不同的人才用得到。PayEasy 旅遊專區整合各大旅行社與票券,員工能用旅遊點數自行兌換行程,系統自動核銷免收紙本單據。形式越彈性,兌換率通常就越高。

說到底,旅遊補助不是花錢的問題,是花得有沒有被用掉的問題。如果你也想知道自家補助的點數到底用到哪裡去了,與其憑感覺,不如讓數據說話。