電子票券一發下去,我就變成全公司的客服:新手福委的三個崩潰現場
發券只花十分鐘,善後花了兩週。這篇講清楚電子票券發放前該先想好的事。
白哲宇（新手福委）
那天下午我按下發送,心裡還想著今年終於輕鬆了:不用搬紙本禮券、不用一個個追簽收。結果十分鐘後,第一則訊息進來:「我的序號呢?」接下來兩週,我的手機就沒安靜過。
電子票券確實比紙本方便,但方便的是發放那一端,不是接訊息那一端。真正吃掉我時間的,是員工拿到之後的每一個小問題:怎麼用、在哪用、剩下的錢怎麼辦、過期了算誰的。這些問題單看都很小,加起來就是一個福委的兩個禮拜。
電子票券的成敗不在你按下發送的那一刻,而在員工第一次要用它的那三分鐘。
我在電子票券這關撞到的三個現場
說「沒收到」的人,永遠比你想的多
公司信箱被歸到垃圾信、留的手機號碼是三年前的、有人根本沒開通過福利網帳號。五百人發下去,大概會有幾十個人來問同一句「我沒收到」。你得一個個查名單、比對工號、確認是真的沒發成功,還是他只是沒找到。這件事完全沒有技術含量,但它會吃掉你整個下午。
造成影響:發放只花十分鐘,查帳號與補發卻拖了兩週,福委的時間全花在對名單上。
不會用,比沒收到更麻煩
「這個要印出來嗎」「我在超商要怎麼給店員看」「可以跟現金一起結嗎」。電子票券的使用方式其實很簡單,但那是對我們這些看過後台的人來說。員工只會在要結帳的那一刻打開它,如果那三分鐘搞不定,他會直接放棄,然後回頭跟你說一句「這個很難用」。
造成影響:票券沒被用掉不是員工不領情,是第一次使用的體驗卡住了,福利預算就這樣沉在那裡。
餘額和期限,是年底最大的未爆彈
面額五百的券,買了三百八十元的東西,剩下那一百二十元還能不能用?能用到什麼時候?這兩個問題我當初沒先問清楚,到了十二月,一堆人衝過來問「我的錢還在嗎」。更慘的是有人早就忘記自己有券,期限過了才想起來,最後那筆帳還是算在福委頭上。
造成影響:期限與餘額規則沒講清楚,年底會集中爆發一次抱怨,而且每一筆都要人工回覆。
福利不是發出去就結束,是員工用得掉才算數。
新手福委最常被問的三件事
Q1. 電子票券發下去之後,員工說沒收到,我該怎麼處理才不會每年重來一次?
先確認三件事:員工資料是不是最新的、帳號有沒有開通、通知管道是不是他真的會看的地方。名單過期是最常見的原因,尤其是新人和轉調的同事。與其每次人工比對,不如把名單維護變成固定流程。PayEasy 的企業福利網支援人工維護或 API 自動更新員工資料,禮贈平台也能透過 APP 發送電子序號、即時到帳,你不用再一個個追問「你到底有沒有收到」。
Q2. 員工說電子票券很難用,是不是還是發紙本禮券比較保險?
剛好相反。紙本禮券要配送、要簽收、會弄丟、會忘在抽屜裡,而且通常只能一次用完。從實際使用狀況來看,使用率最高的是超商電子票券、量販禮券這類立即可用又不限地點的品項;使用率最低的往往是限定通路的紙本券。真正該解決的不是紙本或電子,而是第一次使用時有沒有人告訴他怎麼操作。PayEasy 的電子票券支援餘額化功能,可以分次使用,員工反而少了一次要花完的壓力。
Q3. 有沒有辦法讓這整套流程不要每年都從頭來過?
把三件事固定下來:名單更新的時間點、發放前的使用說明、期限與餘額的公告方式。這三件事寫成 SOP,明年的你會感謝今年的你。如果連平台都能一起統一,行政量會再少一截:PayEasy 為企業建立專屬的員工福利平台,員工在購物專區可用福利點數或點數加刷卡補差額選購,後台則有自動核銷與報表匯出,含三聯式發票、折讓單與代收轉付收據,不用再自己土法煉鋼對帳。
如果你也正被「我沒收到」「這個怎麼用」的訊息追著跑,問題其實不在你不夠細心,而在整條流程都靠人工撐著。當發放、使用、核銷都收在同一個平台上,你才有時間去想真正該想的事:今年的福利要怎麼讓大家有感。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 成立於 2003 年,為超過 800 家企業建立專屬的員工福利平台,目前擁有 60 萬名企業員工會員。購物專區提供 36 萬件特談商品,從超商電子票券、百貨禮券到 3C 家電都能以福利點數或點數加刷卡的方式購買。後台支援自動核銷與報表匯出,含三聯式發票、折讓單與代收轉付收據,平台建置費用與使用費用皆為免費。