「請購單第三次被退回」:新手福委搞懂公司採購流程,花掉整整兩個禮拜
從簽核金額級距到附件清單,新手在企業採購流程裡最常卡死的三個關卡
白哲宇（新手福委）
我一直以為採購就是「挑好東西、跟主管說一聲、下單」。直到那張請購單第三次被退回來,退件原因欄只寫了四個字:格式不符。我盯著那四個字看了很久,完全不知道要改哪裡。
福委的工作有一半不是選品,是把東西合法地買進公司的那段流程。企業採購流程裡有簽核層級、附件規定、預算科目、驗收與請款,每一關都有它的道理,但沒有人會在你被抓交替的那天發一份說明書給你。這篇講的是新手最容易卡住、也最少人願意先講的三個關卡。
**採購真正吃掉時間的從來不是比價,是你不知道這張單子要經過誰、要附什麼、要跑幾天。**
新手在企業採購流程最常卡住的三關
簽核層級搞不清,金額一過線整張單重跑
我第一次送單是三萬多的中秋伴手禮,直屬主管簽完我就以為結束了。結果採購同仁回我:超過三萬要再往上一層,而且要換另一份表單。整張單作廢、重打、重新用印、重新排隊,兩個工作天沒了。更慘的是我根本不知道公司還有「十萬以上要簽到總經理」這條,下一批活動獎品又原地重來一次。
造成影響:同一筆採購因為簽核層級搞錯而重跑,直接吃掉三到五個工作天,交期全部往後推。
附件清單沒人告訴你,退件理由每次都不一樣
第一次退件是少了報價單正本,第二次是報價單沒有廠商用印,第三次是預算科目填錯欄位。每退一次,我才知道原來還有這條規定。後來我自己整理了一張「送單前檢查表」貼在螢幕旁邊,因為公司真的沒有這份文件,規則都長在資深同仁的腦袋裡。
造成影響:每退一次件就多一輪來回,新手平均送三次才會過,而每一輪都要重新追主管用印。
倒推交期時,完全沒把簽核跟建檔的天數算進去
廠商說交期十四天,我就抓活動前十四天下單。實際上簽核跑了五天、新廠商建檔又花三天,採購單真正送到廠商手上已經是第九天。最後我用加價急件收尾,前面比價省下來的錢全部賠回去,還被財務問為什麼這批單價比上次高。
造成影響:內部流程天數沒算進交期,最後只能用急件補救,議到的折扣被加急費用整個吃掉。
採購流程不是在刁難你,是在保護簽名的人。
新手福委最常問的三個採購流程問題
Q1. 公司採購流程這麼多關,新手第一步應該先做什麼?
先去要三份文件:採購作業辦法、簽核權限表、請購單範本。看完你就知道每個金額級距要簽到誰、要附什麼附件。接著把時間倒推:從活動日往前算驗收、配送、簽核、建檔各要幾天,再決定何時開始詢價。如果你的採購集中在節慶禮品與活動獎品,也可以交給單一窗口處理,PayEasy 由專人承接需求釐清、選品、多點配送到帳務與售後,你只要顧好公司內部的簽核那一段。
Q2. 主管說「這個金額小,直接買就好」,可以先買再補單嗎?
先買再補單是新手最常踩的雷。口頭同意不會出現在流程紀錄裡,等到請款時,財務只看得到一張沒有前置簽核的發票;補單被退,錢很可能要你先墊著。正確做法是金額再小也走完最簡版的請購流程,留下時間戳記與核准人。採購最重要的不是快,是每一筆都能被交代:誰核准、什麼價格、什麼時候到貨。
Q3. 每次採購都要重新找廠商、重新建檔,有沒有比較省事的做法?
有。把「零散多家廠商」收斂成「少數固定窗口」,是行政量下降最快的一招。禮券找一家、3C 找一家、零食找一家,等於每次都要各開一次會、各跑一次簽呈、各對一次帳。改由一個窗口承接,合約與帳務統一,新廠商建檔的次數自然變少。PayEasy 的企業採購服務提供專人報價,一般 3 至 5 個工作天回覆,並支援多地分點配送與帳務整合。
如果你也在退件、補件、追交期的循環裡打轉,問題通常不在你不夠細心,而在流程被切成太多段,每一段都要你自己接起來。當選品、配送與帳務能收斂到同一個窗口,你才有時間想真正該想的事:這批東西同事到底會不會喜歡。
關於 PayEasy 禮品企業採購服務
PayEasy 成立於 2003 年,服務超過 800 家企業。針對年節贈禮、活動獎品與大宗客製採購提供專人報價,一般 3 至 5 個工作天回覆。單一窗口承接需求釐清、選品、多點配送、帳務到售後全流程,對應企業採購最常見的廠商太雜、配送是惡夢、流程僵化三大問題。帳務上支援月結與請款,三聯式含稅發票、折讓單、代收轉付收據齊備,符合企業內控與稽核追溯需求。