老闆說「要印 logo、要有紀念性」:我的第一份周年紀念品,打樣打到活動前一週
周年紀念品不是買禮物,是一條從選品、打樣到交期的長流程,新手最常在這三個地方卡住。
白哲宇（新手福委）
那天主管走過來,手上拿著咖啡,只講了一句:「今年公司二十週年,紀念品你來弄,要印 logo,要有紀念性。」然後就走了。我坐在位子上,連預算多少都還不知道。
公司周年活動的紀念品,聽起來只是「買東西」,實際上是一條從選品、報價、打樣、確認顏色、下單、驗收到現場發放的長流程。而且它跟中秋禮盒不一樣:禮盒有現成品可以挑,紀念品幾乎都要客製,只要一個環節卡住,後面全部往後推。
周年紀念品真正的風險不在預算,在時間:你以為自己在選東西,其實你在跟打樣和交期賽跑。
新手做周年紀念品最常踩的三個坑
打樣來回三次,一個月就沒了
第一次打樣寄來,logo 顏色偏了;第二次改完,尺寸看起來比想像中小;第三次終於對了,廠商說產線要重新排。每一次來回都是三到五個工作天,再加上內部簽核和主管一句「我再看看」,一個月就這樣不見。我第一次做的時候,以為選好款式就等於搞定,結果活動前一週還在追打樣照片。
造成影響:紀念品的關鍵路徑不是預算核准,是打樣確認,越晚定案,能選的品項與交期就越少。
數量與規格抓不準,多了浪費、少了得罪人
我照人資給的在職名單訂了 480 份,活動當天多出三十幾個人:有留職停薪回來的、有派遣同事、有分公司臨時來支援的,還有帶家屬一起到場的。尺寸類的紀念品更慘,像是外套或帽 T,S 號堆成山、L 號中午就被領完。客製品又不像禮券可以隨時補,補一批要重新起訂。
造成影響:客製化紀念品幾乎沒有補訂空間,數量與規格一旦抓錯,就只能在現場尷尬地跟同事說沒有了。
東西到了才發現,配送與驗收是另一場硬仗
貨到那天,五個棧板堆在辦公室門口,收貨的是我,拆箱清點的是我,發現有兩箱印歪的還是我。更麻煩的是我們有三個據點,總部收到全部的貨之後,我還要自己叫車分送出去,運費沒編在預算裡,月底核銷又被財務退了一次。
造成影響:採購金額只是帳面成本,分點配送、驗收與核銷的工時,才是新手福委真正被吃掉的時間。
周年紀念品不是在選東西,是在跟交期賽跑,晚兩週開始,少掉的不是折扣,是選擇。
新手最常問的三個問題
Q1. 公司周年紀念品要提前多久開始準備?
抓三個月比較安全。客製化商品的時間結構大致是:選品與報價一到兩週、打樣來回二到四週、內部簽核一週、生產二到四週,最後還要留一週給配送與驗收。如果活動有多個據點,再往前多抓一週。PayEasy 的禮品企業採購服務由專人報價,一般三到五個工作天回覆,選品、多地分點配送與帳務由單一窗口處理,能把你追廠商的時間省下來。
Q2. 紀念品一定要客製 logo 才有紀念性嗎?
不一定。印了 logo 但實用性不高的東西,同事收到就是放抽屜。我後來的做法是把預算拆成兩塊:一小部分做有 logo 的紀念性小物,主要金額留給員工能自己選的東西,例如電子票券或福利點數。PayEasy 的禮贈平台可以用享樂券形式發放,員工自由選擇兌換通路與面額,還能用 APP 發送電子序號,省掉簡訊與郵件成本,對多據點的公司特別省事。
Q3. 多個據點的紀念品要怎麼發才不會亂?
先決定是「集中收貨再自己分送」還是「請廠商直接分點配送」。自己分送看起來省運費,但你要花掉整天清點、叫車、追簽收,而且這筆工時常常沒編進預算。PayEasy 的禮品企業採購服務支援多地分點配送,以單一窗口處理需求確認、選品、配送、帳務到售後,分公司或廠區多的企業可以直接把貨送到各據點,你只要收各站的簽收回報。
如果你也在做公司周年活動,而且發現自己大部分時間都花在追打樣、追交期、追配送,那問題可能不是你不夠細心,而是這條流程本來就需要一個窗口幫你收攏。把採購、配送與帳務交給能一次處理的夥伴,你才有時間去想活動本身要給同事什麼感覺。
關於 PayEasy 的企業採購與禮贈服務
PayEasy 成立於 2003 年,目前服務超過 800 家企業。禮品企業採購服務協助企業處理年節贈禮、活動獎品與客製化大宗採購,提供專人報價(三到五個工作天)、多地分點配送與帳務整合,以單一窗口承接需求釐清、選品、配送、帳務到售後的全流程。若想讓員工自己選,禮贈平台可用享樂券形式發放,企業採購享最高 4% 折扣。