「點數十月底到期」我講了三次,同事十月十五號才問我要訂哪裡
新手福委在旅遊點數效期倒數時,最容易被燒到的三個地方
白哲宇（新手福委）
「欸,我的旅遊點數是不是快過期了?」十月十五號下午三點,這句話在群組出現第一次。到晚上七點,我已經收到第十七次。
公司的旅遊點數效期是四月一號到十月底,整整七個月。前六個半月安靜得像公司根本沒發過這筆錢,最後兩週所有人一起醒過來。這篇講的就是新手福委在效期倒數時會踩到的坑,還有我後來怎麼讓它不要每年重播一次。
旅遊點數用不完,真正的原因不是同事懶,是「效期還沒到」和「現在訂得到房」根本是兩件事。
旅遊點數效期倒數,新手福委最容易被燒到的三件事
公告發了三次,但沒有人是在「剛好有空」的時候看公告
四月開通那天我發了一封信,七月我又在群組貼一次,九月連公佈欄都貼了。結果十月同事來問我的第一句還是「我們有旅遊點數喔?」。不是他們不看,是收到通知那天他們正在趕出貨、正在跑年度稽核,看完就滑過去了。等他們真的有心情安排休假,已經是效期的最後兩週。
造成影響:提醒的次數和員工真正記得的時間點對不上,再多公告也只是讓福委覺得自己有做事。
最後兩週才訂,便宜的、好的、請得到假的全部撞在一起
十月下旬本來就是連假旺季。同事想用點數訂的那間溫泉旅館,週末房型早就滿了,剩下的平日他請不到假。於是他來問我「可不可以延一個月」。我把辦法翻出來,上面寫得很清楚:逾期失效。接下來我要在「照規則」和「同事覺得我很硬」之間選一個。
造成影響:點數看起來是七個月的福利,實際能用的只有最後那幾個週末,員工的體感變成公司給了一筆花不掉的錢。
點數過期那天,被問的不是規則,是我
十一月一號早上,三個同事分別來找我。有人以為點數會自動展延,有人以為放進購物車就算訂了,還有人截圖問我「這筆錢去哪了」。我一個一個解釋,解釋到第三次的時候發現,我是在替一個沒人記得的規則道歉。
造成影響:效期爭議最後都會變成福委的人際成本,而不是制度問題,隔年大家對旅遊補助的期待也會一起打折。
點數的效期不是給員工的期限,是給福委的倒數計時器。
關於旅遊點數效期,同事最常問我的三題
Q1. 旅遊點數的效期要設多長才合理?
我自己的體感是,效期長短沒有想像中重要,重要的是它有沒有跟休假的節奏對上。設四月到十月,同事真正能安排長假的只有端午、暑假和中秋那幾段,其他時間他根本走不開。與其把效期拉滿一年,不如讓熱門假期落在效期的中段而不是尾巴。PayEasy 旅遊專區的旅遊點數可以自訂使用期限(例如 4/1 到 10/31),設定前先把公司的請假旺季攤開來對一次,比事後補公告有用得多。
Q2. 點數快到期了,可以讓同事延長使用嗎?
這題我被問過很多次。個案延期最大的問題不是那一個人,是第二天全公司都知道可以延。比較站得住腳的作法是:規則不動,但在到期前四週、兩週、三天做分段提醒,把「我有沒有通知到你」變成查得到的紀錄。PayEasy 企業福利網的 PCash Portal 後台可以查看點數發放與使用狀況,誰還沒動過點數一目了然,提醒就能只發給還沒用的人,不必每次都全公司轟炸。
Q3. 有沒有辦法讓員工不要擠在最後兩週?
最有效的其實是把點數的可視性做出來。同事不是不想用,是平常看不到自己還剩多少。我後來的作法是:開通那天就請大家登入看一次餘額,每個連假前發一次提醒,旅遊旺季前先把熱門行程推到眼前。PayEasy 旅遊專區整合各大旅行社與票券平台,員工可以直接用旅遊點數訂房、訂機票或安排自由行,系統自動核銷、免收紙本單據,看到提醒就能馬上下訂,不會卡在「我還要另外找旅行社」那一步。
旅遊點數會不會被用掉,不是看員工自不自愛,是看這筆錢有沒有在對的時間出現在他眼前。如果你也每年十月被同一批訊息追著跑,可以考慮把提醒、訂購與核銷放在同一個平台處理,福委至少不用再一邊催人、一邊收單據。
關於 PayEasy 旅遊專區
PayEasy 旅遊專區整合各大旅行社與票券平台,員工可用旅遊點數或共用點數兌換訂房、機票與自由行,系統自動核銷、免收紙本單據。旅遊點數可設定使用期限(如 4/1 到 10/31),也能改用購物與旅遊都能花的共用點數,讓員工自己切換。企業端透過 PCash Portal 後台發放點數、設定規則與查看使用報表。帳務上提供旅行社代收轉付收據,核銷與內控都有依據。