周年慶典辦在星期六,員工到底該不該來?公司周年活動的出勤、加班與責任界線
一次講清楚自願參加怎麼認定、加班費怎麼給,以及活動當天出事的責任歸屬
PayEasy顧問團隊
公司二十週年,老闆說一定要辦得盛大,日期就訂在十月的第一個星期六。公告貼出去的隔天,你的信箱開始出現同一組問題:那天一定要到嗎?算不算加班?不去的人會不會被記一筆?
這是我們最常被問到的問題之一。周年活動看起來是件開心的事,但只要辦在非工作日,它就同時牽動工時認定、加班費、出勤紀錄與職災責任四件事。多數爭議並不是活動辦得不好,而是出席規則從一開始就沒有說清楚。
判斷周年活動要不要算工作時間,關鍵不在公告上寫的是不是自願參加,而在員工選擇不出席時,實際上會不會有任何不利後果。
周年活動最容易出問題的三個環節
公告寫「自願參加」,不代表法律上真的是自願
我們看過很多公司的活動公告都寫著自願參加,但同一份文件下面接著要求各部門回報出席名單、當天現場點名、事後統計部門出席率並在主管會議上公布。當不出席會被主管關切、會影響部門評比,這種參加在實務上就很難被當成純粹的自願。發生爭議時,看的是實質狀況,不是公告用的詞。
造成影響:活動一旦被認定為工作時間,整場活動的出席時數都可能要回頭補算工資與加班費,而且是全公司規模的補算。
假日辦活動,加班費與補休的計算最常被漏掉
依勞基法第 24 條、第 36 條與第 39 條,休息日、例假與國定假日出勤的工資計算方式各不相同。簡單來說就是:同樣待八個小時,落在哪一種日子,錢完全不一樣。更常被漏算的是工作人員,福委和行政同仁往往前一天就要去場地布置、當天最早到最晚走,這段時間幾乎不會出現在任何出勤系統裡。
造成影響:活動後最容易產生爭議的往往不是參加的員工,而是幫忙籌辦的那幾位同仁,他們的工時沒人記錄,也沒人補償。
活動當天出事,保險與責任歸屬沒有人講清楚
員工在活動中扭傷、往返場地途中發生事故、眷屬同行受傷,這三種情況的處理方式完全不同。若活動具有雇主指示或業務相關性,實務上有機會被認定為職業災害,適用勞工職業災害保險及保護法;若屬純粹自願的休閒活動,多半回到活動責任保險處理。至於眷屬與外賓,本來就不在勞工保險的保障範圍內,必須另外投保。
造成影響:保障範圍沒有事先分清楚,一旦發生意外,公司常常是在事後才發現保單根本沒有涵蓋當天在場的一半人。
出席是不是自願,不是看公告怎麼寫,是看不出席的人會不會有事。
關於周年活動的出勤,HR 最常問我們的三個問題
Q1. 公司周年活動辦在星期六,員工出席要算加班嗎?
關鍵在於出席是不是員工可以自由決定。如果活動有點名、有出席率考核、不去要請假或會被主管約談,實務上就傾向認定為工作時間,休息日出勤的工資要依勞基法第 24 條與第 36 條計算。反過來說,員工完全可以不來、不來也沒有任何紀錄與後果,才站得住腳。我們通常會建議企業把出席規則、簽到方式與不出席的處理原則,在公告裡一次寫明。
Q2. 公告上寫「自願參加」,就不會有爭議了嗎?
不一定。判斷的重點是實質而不是文字,只要有點名、有出席率統計、有考核連動,自願兩個字就會被打折。我們通常會建議企業做一件事:把活動的所有配套拿出來檢查一遍,包含報名表、簽到表、部門回報格式與主管的口頭要求,只要其中一項會讓員工覺得不去有事,就代表這場活動實際上是強制的,那就應該回到工時與加班費的規則來處理。
Q3. 想讓大家有參與感,又不想製造勞資爭議,制度上可以怎麼設計?
三個作法可以搭配使用:一是把活動安排在正常上班時間,爭議最少;二是採真正的自由報名,並保留報名紀錄作為自願的佐證;三是為無法出席的同仁保留同等價值的周年心意,讓不參加不等於少拿福利。PayEasy 的員工交流專區提供活動報名、問卷調查與投票模組,可留下完整的報名與意見紀錄;禮贈平台的享樂券則能依工號發送給未出席的同仁。
周年活動的難處從來不是流程多複雜,而是每一個環節都同時牽涉法規、預算與員工感受。如果你正在規劃今年的周年慶,又不希望活動結束後才開始收拾出勤與公平性的問題,不用擔心,這正是我們每天在幫企業處理的事。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 自 2003 年投入企業福利服務,目前服務超過 800 家企業、擁有 60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。在周年活動這類全員參與的場合,員工交流專區提供活動報名、問卷調查、投票與活動相簿等模組,協助企業留下完整的報名與意見紀錄。禮贈平台的享樂券可依工號發送,讓無法到場的同仁一樣收得到周年心意;企業採購服務則以單一窗口承接需求確認、選品、多點配送、帳務與售後全流程。