尾牙抽獎的獎品錢該從哪裡出?職工福利金與公司預算,兩條路的差別一次講清楚
我們用職工福利金條例的規定,說明經費來源怎麼選、憑證怎麼開、混著出會有什麼後果
PayEasy顧問團隊
「尾牙抽獎的獎品,可以用職工福利金買嗎?」這是我們每年八月開始最常被問到的問題之一。多數企業在採購前想的都是要買什麼、買多少,很少有人先問這筆錢從哪個口袋出,結果簽呈送上去才被財會退件。
尾牙抽獎的預算通常橫跨兩個來源:一部分是職工福利委員會的職工福利金,一部分是公司自己編列的員工福利費。兩者的決定權、可動用範圍、憑證抬頭與稽核依據都不一樣。這篇我們把兩條路的差別講清楚,以及為什麼「先買了再說,錢的事之後喬」是每年最常出事的做法。
經費來源不是會計科目的問題,而是決定誰有權拍板獎品怎麼買、以及發票抬頭要開給誰的問題。
決定尾牙抽獎經費來源前,一定要先想清楚的三件事
兩筆錢的決定權,不在同一個人手上
職工福利金依職工福利金條例的規定提撥後,由職工福利委員會保管與運用,怎麼用要經過福委會決議;公司自行編列的員工福利費,決定權則在管理階層與預算單位。這個差別在實務上很具體:同樣一支要價五萬元的大獎,走福委會要有會議紀錄,走公司預算要有簽呈與核決權限。我們看過最常見的狀況是,福委在會議上口頭提過就開始跟廠商議價,最後簽呈卡在核決層級,獎品卻已經下訂。
造成影響:經費來源沒有先確認,採購就會卡在誰有權同意這一關,而尾牙的日期是不能往後延的。
憑證抬頭開錯,年底對帳補不回來
職工福利委員會依規定辦理登記後有自己的統一編號,用職工福利金採購的獎品,發票抬頭應開給福委會;由公司出錢的部分,抬頭則開給公司。這件事必須在下單前就跟廠商講清楚,因為多數廠商是一張訂單開一張發票,尾牙採購又常常一次跨多個品項、多個梯次。等十二月底要結帳才發現抬頭全開成公司,福委會這邊的帳就對不起來,重開還要看廠商當期來不來得及作廢。
造成影響:憑證抬頭與付款帳戶不一致,福委會與公司兩邊的帳都會出現缺口,稽核時最容易被挑出來。
兩邊混著出,明年就沒有人說得清楚基準
很多企業的做法是大獎走公司預算、小獎走職工福利金,或者反過來;這本身沒有問題,問題在於沒有留下規則。隔年換了福委、換了承辦,只能翻去年的簽呈猜當初怎麼分。更麻煩的是員工的觀感:今年大獎是十支手機,明年公司預算縮手只剩三支,同事第一個問題一定是福利是不是變差了,而福委手上沒有一個說得出口的基準。
造成影響:經費分攤沒有形成書面原則,福利水準的變動就無法向員工說明,福委每年都要重新承受一次質疑。
尾牙抽獎最先要決定的不是獎品,是這筆錢的名字。
關於尾牙抽獎經費的三個常見問題
Q1. 尾牙抽獎的獎品可以用職工福利金支付嗎?
一般來說可以。職工福利金條例規定,職工福利金應用於職工福利事項,由職工福利委員會依決議運用,尾牙、康樂活動與相關獎品通常屬於這個範圍;同一部法規也明定職工福利金不得移作他用,所以關鍵不在能不能買獎品,而在有沒有經過決議、有沒有留下紀錄與憑證。我們的建議是採購前先開一次福委會,把預算上限、獎項結構與經費比例一次決議完,會議紀錄就是之後最好用的依據。個別情形仍建議與公司財會或會計師確認。
Q2. 用公司預算買的獎品,員工中獎需要課稅嗎?
需要。尾牙抽獎屬於所得稅法所稱競技、競賽及機會中獎的獎金或給與,不論獎品是現金還是實物,都要按價值列為中獎人的所得。實務上的處理是由給付單位開立扣繳或免扣繳憑單,居住者每次給付超過一定金額才需要就源扣繳,未達門檻仍要列單申報。這裡最容易被忽略的是給付單位是誰:由福委會出錢就由福委會的統編申報,由公司出錢就由公司申報,這也是經費來源必須先確認的原因之一。
Q3. 我們公司沒有成立職工福利委員會,尾牙抽獎預算怎麼編?
沒有福委會的企業,尾牙獎品通常直接列公司的員工福利費,由管理階層核定,流程反而單純。要注意的是少了決議這一層,獎項結構的公平性完全由公司說了算,員工的疑問會直接回到 HR 身上,建議把獎項規則、資格與預算原則寫成一頁內部辦法,在抽獎前公告。採購面的差別也很明顯:分頭找三家廠商就是三份合約、三張發票、三次催進度;交給單一窗口則是一次報價、一次驗收、一次結案。
尾牙抽獎的經費來源,決定的是整場活動的權限、憑證與可交代性,把它放到採購之後才處理,幾乎一定會回頭吃掉福委的時間。如果你希望今年的尾牙採購從報價、配送到發票只面對一個窗口,帳務又能同時滿足福委會與公司的核銷需求,可以先讓我們了解你的規模與預算結構。
關於 PayEasy 的尾牙採購與福利服務
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