下個月就要發,現在開始採購來得及嗎?企業採購前置期的倒推排程法
把詢價、簽核、備貨、配送四段時間攤開來算,你就知道現在該不該急
PayEasy顧問團隊
老闆昨天下午丟了一句「中秋前,每個人發一份禮盒」,你打開行事曆一算,距離發放日只剩三週。這是我們每年這個季節最常接到的電話之一。
很多 HR 與福委以為企業採購最難的是選品:要選什麼、預算怎麼分、大家喜不喜歡。但真正讓案子開天窗的,幾乎都是時間。我們習慣把企業採購流程拆成四段:詢價、簽核、備貨與配送,你會發現其中至少兩段,完全不是你能決定快慢的。
企業採購真正的瓶頸不是選品,而是簽核與備貨這兩段你壓縮不了的時間。
企業採購最容易被低估的三段時間
詢價到正式報價,不是一通電話就結束
很多人以為詢價就是打電話問價格,實際上廠商要先確認數量、規格、包裝、配送點數、是否需要客製化印製,才報得出一個能拿去簽的價格。規格講不清楚,就會來回三四趟,每一趟都是一到兩天。以我們承接企業採購的經驗,從需求釐清到出具正式報價單,通常需要 3 到 5 個工作天;若牽涉客製化或多品項組合,還要再往後延。
造成影響:你以為兩天能完成的詢價,實際吃掉一整週,後面每一段都被連帶往後推。
簽核鏈是整段流程裡你最不能控制的一環
報價拿到了,接著是簽呈。多數企業的採購辦法會依金額分級距核決:十萬以下部門主管、數十萬以上要到更高層級,金額再往上甚至要進採購會議。只要其中一位主管出差或請假,整份簽呈就卡在那一格,而你連催都不太好意思催。我們看過不少案例,選品只花三天,簽核走了兩週。
造成影響:採購金額越高、簽核層級越多,實際可執行的時間就越短,但多數人排程時只算了選品時間。
備貨與多點配送,旺季時廠商也在排隊
簽完不代表明天就能到貨。大宗採購要備貨,客製化印製要先打樣確認,分公司、廠區、遠端同仁的多地配送要一份份核對地址與數量。更現實的是,10 月中秋、11 月尾牙前期、12 月春酒是企業採購的三個高峰,你等於在跟全台灣的 HR 搶同一批貨與同一批物流車。
造成影響:旺季下單的交期會比平常拉長,越晚下單越容易被迫換品項,原本想送的東西早就沒貨。
採購來不及,通常不是你太晚開始,是沒有人把時間倒著算過一次。
關於採購時程,我們最常被問到的三個問題
Q1. 企業節慶禮品採購,大概要提前多久開始準備?
我們通常建議用倒推法:從發放日往前推,配送與分點整理抓 5 到 7 個工作天、備貨與客製化抓 10 到 14 天、簽核依貴公司核決層級抓 5 到 10 天、詢價到正式報價再抓 3 到 5 個工作天。加總起來,一般節慶禮品建議至少提前六到八週啟動,客製化印製或高單價 3C 再多留兩週。PayEasy 的企業採購由專人單一窗口承接,需求確認後 3 到 5 個工作天出正式報價,能把最前面那一段壓到最短。
Q2. 先問個大概價格、規格之後再補,不是比較快嗎?
這是我們最常看到的誤解。沒有明確數量、規格與配送點的口頭報價,拿去簽呈通常會被退件,因為主管與會計無法判斷這個價格對應到什麼內容。更麻煩的是,補完規格後價格一定會變動,等於整個流程重跑一次。我們的建議是:第一次詢價就把數量、預算級距、配送點數、是否需要客製化一次講清楚,一趟到位反而最快。
Q3. 時間已經來不及了,還有沒有補救的做法?
有的,別緊張。當交期壓到極限時,優先改用不需要備貨與實體配送的選項:享樂券可透過 APP 發送電子序號,即發即用,省去印製、配送與簽收,員工再自行選擇兌換通路與面額。實體禮盒則優先挑常備品項,不做客製化印製。若你不確定哪些品項還來得及,直接把發放日與人數告訴我們,PayEasy 的採購窗口可以依剩下的天數反推可行方案。
如果你每年都在同一個時間點趕同一件事,問題可能不在你開始得太晚,而在流程被切得太碎。禮盒找 A 廠、禮券找 B 廠、3C 找 C 廠,三個窗口就是三份報價、三次簽呈、三套帳務與三條追蹤線;收斂到同一個窗口之後,你要追的只剩一條。
關於 PayEasy 企業採購服務
PayEasy 成立於 2003 年,目前服務超過 800 家企業。我們的禮品企業採購服務由專人以單一窗口承接全流程:需求釐清、選品、多地分點配送、帳務到售後,需求確認後 3 到 5 個工作天提供正式報價。帳務上可提供三聯式發票、折讓單與代收轉付收據,月結與請款方式能配合企業內控與稽核要求。我們同時是 Apple 授權合作夥伴,尾牙與員工激勵常用的 iPhone、Dyson、Sony 等品牌可一次採購。