福利預算其實有兩本帳:職工福利金和公司預算,界線到底在哪裡?
搞懂提撥來源、動支權限與憑證要求,年度福利預算才不會編到一半被財務退回
PayEasy顧問團隊
年度福利預算表送上去,財務只回一句「這筆不能走福利金」,沒有多說什麼。你看著那行字,不知道該改金額,還是該改科目。這是我們最常被問到的問題之一。
多數公司的員工福利,錢其實來自兩個不同的口袋:一個是依《職工福利金條例》提撥、由職工福利委員會保管動用的職工福利金,另一個是公司自己編列的福利預算或人事費用。兩者的提撥依據、決策程序、帳務憑證都不一樣,混成同一個數字編列,問題通常會等到年底才爆出來。
福利預算會不會出事,關鍵不在你花了多少,而在每一筆錢有沒有從對的那本帳走出去。
福利預算最容易搞混的三件事
兩本帳的錢從哪裡來,規則完全不同
職工福利金的提撥有明文依據。依《職工福利金條例》第 2 條,來源包含公司創立時就資本總額提撥百分之一到百分之五、每月營業收入總額提撥萬分之五到千分之一點五、每月自員工薪津內各扣百分之零點五,以及下腳變價時提撥百分之二十到百分之四十。簡單來說就是:這筆錢的規模跟營收和人數綁在一起,不是老闆今年想多給就能多給。公司自編的福利預算則相反,它是一個管理決策,想加想砍就在財務和高層的一句話之間。我們常看到福委把兩者加總成一個數字報上去,結果營收下修、公司預算被砍,才發現已經公告出去的活動收不回來。
造成影響:把兩種來源當成同一筆錢編列,一旦公司預算被調整,已經公告的福利就會變成不得不收回的承諾。
同一場活動,兩本帳的動支程序不一樣
依《職工福利金條例》第 4 條,職工福利金的保管與動用,應由依法組織的職工福利委員會負責辦理。簡單來說就是:福利金要花在哪裡,是福委會開會決議的事,不是人資單方面決定,也不是一句口頭指示就能改。公司自編的福利預算則走公司的核決權限表,由主管逐級核准。實務上最常見的糾結是:同一場尾牙,獎品走福利金、場地餐飲走公司預算,卻只開了一次會、只簽了一張簽呈。事後稽核來問,承辦人得回頭補一份當初根本沒有的決議紀錄。
造成影響:動支程序走錯,錢已經花掉才發現決議紀錄補不回來,壓力最後全落在承辦人身上。
憑證和帳務要求,兩本帳不能共用一套
職工福利金屬於福委會的專戶,支出要有對應的憑證與紀錄,而且要對得上決議項目;公司預算則走公司的請款流程與費用科目。麻煩的是同一次採購經常同時牽動兩邊:禮券、實體商品、旅遊行程,各自要的憑證形式不一樣。我們常遇到的狀況是,企業向三家不同廠商採購,拿回三種格式的單據,承辦人得自己拆分哪幾張掛福利金、哪幾張掛公司費用,一個月的帳對到下個月還沒結。
造成影響:憑證格式不齊或掛錯帳本,年度結算時得逐筆重編,等於把同一份帳做了兩次。
福利預算不是一個數字,是兩套規則,搞錯的代價年底才會出現。
關於福利預算來源,大家最常問的三個問題
Q1. 公司沒有成立職工福利委員會,可以直接用公司預算做員工福利嗎?
可以,但要把兩件事分開看。公司用自有預算辦福利,屬於管理決策,走公司核決權限即可;至於貴公司是否應依《職工福利金條例》提撥福利金、是否應組織福委會,則要看組織型態與適用範圍,建議請法務或財會依主管機關規定確認一次。我們通常會建議先做一件事:把現有福利清單攤開,一項一項標註它的資金來源與核准依據。清單整理出來之後,福利怎麼發、平台怎麼設定,PayEasy 可以協助你把制度接到執行面。
Q2. 職工福利金和公司預算,可以合成同一份年度福利預算表嗎?
表可以合,帳不能合。我們建議的做法是:同一張年度規劃表上,每個項目都標明資金來源、動支程序、預計憑證形式三個欄位,讓財務和稽核一眼看懂。這樣做還有一個好處,當營收變動導致福利金提撥金額改變時,你可以立刻看出哪些項目會受影響、哪些完全不受影響。若你希望這些紀錄不必靠人工維護,PayEasy 企業福利網的後台可依部門、地區、職級設定不同福利額度,並支援報表匯出,每一筆點數發放都留下可追溯的紀錄。
Q3. 福利預算編列時,最容易被財務退件的地方是什麼?
最常見的是三個:資金來源沒寫清楚、憑證形式無法配合公司內控、金額只有總數而沒有計算基礎。我們的建議是把每個項目拆成人數乘以單價,並在後面附上憑證類型。舉例來說,發放福利點數對應三聯式含稅發票,旅遊消費對應旅行社代收轉付收據,這些在編列階段就寫進去,財務審起來會快很多。PayEasy 提供的帳務文件涵蓋三聯式發票、發票折讓單與代收轉付收據,採購與核銷紀錄可供主管、會計與稽核單位追溯。
把兩本帳分清楚之後,真正的工作才開始:每個月的發放、核銷、報表,都還是得有人維護。如果你不希望這件事一直靠人工試算表撐著,我們可以陪你把制度和工具一起接起來,讓每一筆錢都留下說得清楚的紀錄。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 成立於 2003 年,目前服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員,累計發放福利金超過 220 億元。我們為每家企業建立專屬的員工福利平台,平台建置與使用費用皆免費,後台可依部門、地區、職級設定不同福利額度,並支援自動核銷與報表匯出。帳務文件涵蓋三聯式發票、發票折讓單與旅行社代收轉付收據,對應不同資金來源與內控要求。從建站、後台教學到員工說明會,由單一窗口承接。