公司周年紀念品,我踩過最貴的三個坑:倉庫裡那幾百個保溫瓶就是證據
做了快二十年福利,周年慶紀念品的眉角其實都在下單之前
王志明（資深福委）
每次公司周年慶前兩個月,老闆一句「今年紀念品要有質感一點」,我大概就知道接下來的日子要怎麼過了。做了快二十年,我最怕的從來不是選不到東西,而是東西好不容易選定了,問題才正要開始。
周年紀念品聽起來是件小事:挑個品項、印上公司 logo、發下去就結束。但真正做過的人都知道,從打樣到交貨、從尺寸到數量、從配送到核銷,每一關都有機會出事。這篇我把這些年踩過最貴的三個坑攤開來講,順便說說為什麼我後來越做越少全客製。
周年紀念品做壞,通常不是因為選錯東西,而是時間表從一開始就排錯了。
周年紀念品最容易爆掉的三個環節
打樣與交期,永遠比你想的還要慢
客製品的時間不是從下單那天算,是從打樣那天算。廠商說「打樣七個工作天」,可是你來回改 logo 位置、改顏色、改字體,一輪就是兩週。等你確認完,離周年慶只剩三週,對方回你一句「這個數量做不出來」。我看過太多次,最後只能換成一個沒人特別喜歡的備案上場。
造成影響:時程一被壓縮,選品權其實已經不在你手上,剩下能挑的只有「來得及的東西」。
數量與尺寸估錯,最後都是自己吞
紀念品最麻煩的不是總數,是分布。衣服類要抓尺寸比例,發下去才發現 L 號不夠、XS 剩一整箱;有名字或工號的客製品,新進和離職名單一動,就會多印或少印。多印的堆倉庫,少印的要補一小批,補單的單價通常貴得嚇人。我後來的做法很死板:會分尺寸、會客製到個人的東西,一律先做內部登記再下單。
造成影響:估錯的成本不會消失,只會變成倉庫裡的庫存,或是補單時多出來的預算缺口。
多點配送與帳務,是最沒人提但最花時間的一關
總公司、三個廠區,還有幾位長期外派的同仁,紀念品要怎麼送?廠商通常只願意送一個點,剩下的就是你自己找貨運、自己分箱、自己貼標。等東西都發完,還有發票、簽收單、核銷表要湊齊給財務和稽核。這一段沒人看得見的工,常常比選品還花時間。
造成影響:福委把時間耗在分箱和追單據上,原本該花在活動設計的心力被整個吃掉。
紀念品做得好不好,不是看你選了什麼,是看你有沒有提前三個月開始。
關於周年紀念品,大家最常問我的三題
Q1. 公司周年紀念品要提前多久開始準備?
我的經驗是:全客製至少抓三個月,現成商品加印 logo 抓兩個月,純採購現成商品一個月是底線。時程要往回推,打樣兩週、確認一週、生產三到四週、配送一週,再留兩週給意外。真的來不及就別硬做客製。PayEasy 的禮品企業採購服務有專人報價,三到五個工作天回覆,也能一併處理多地分點配送與帳務。
Q2. 印上公司 logo 的紀念品,員工真的會用嗎?
說真的,要看東西本身。實用又不誇張的品項,像保溫瓶、雨傘、環保袋,logo 低調一點員工還是會用;擺飾類和桌上獎座,多半拍完照就收起來了。我的判斷標準很簡單:這東西如果不印 logo,員工會不會自己買?不會,那印了也不會用。想兼顧紀念和實用,可以一份小額紀念品搭一份員工自選的享樂券。
Q3. 周年紀念品要送到好幾個廠區,有沒有比較省事的做法?
有兩條路。一是找能一次承接全流程的窗口,選品、報價、多點配送到帳務都由同一家處理,你只要確認清單和收貨名單。二是乾脆不送實體,改用電子序號發放,員工自己挑、自己領,配送這關直接消失。PayEasy 禮贈平台可用工號發送享樂券電子序號,省下郵寄成本;需要實體禮品時,企業採購服務也支援多地分點配送與月結請款。
周年慶一年只有一次,紀念品也只有一次機會。如果你今年不想再為打樣、補單和分箱熬夜,就把採購這一段交給有窗口能一路接到底的人,把自己的時間留給活動本身。
關於 PayEasy 禮品企業採購服務
PayEasy 自 2003 年起提供企業福利一站式服務,目前服務超過 800 家企業。禮品企業採購服務由專人報價,一般三到五個工作天回覆,從需求釐清、選品、多點分點配送到帳務與售後,由單一窗口承接。月結、請款與核銷流程支援企業內控,主管、會計與稽核單位都追溯得到。若不想處理實體配送,禮贈平台也能以工號發送享樂券電子序號,由員工自行選擇兌換通路與面額。