春節禮贈我都從封關日往回推:做了快二十年,這張倒數表救過我好幾次
年節禮品的成敗多半不在選品,而在你有沒有先把時間軸釘住
王志明（資深福委）
每次到了年底,新來的同事都會問我:「春節禮品大概什麼時候要開始準備?」我通常反問一句:「你們今年年假從哪天開始放?」問完他們就愣住了。
春節禮贈跟中秋、端午最大的不同,在於它真正的截止日不是節日當天,而是全公司上班的最後一天。前面所有的比價、簽核、下單、配送,全部要壓在那一天之前收完。這篇我把二十年來看過最容易失控的三個時間點整理出來,給每年都在跟時間賽跑的福委。
春節禮贈的排程不是從選品開始,是從「公司哪一天放假」往回推。
春節禮贈最容易失控的三個時間點
農曆年日期年年在動,你以為的兩個月常常只剩五週
國曆節日固定,農曆年不是。有的年份除夕落在一月下旬,有的落在二月中,前後可以差上三週。很多人照著去年的行事曆抓進度,結果一翻農民曆才發現整整少了大半個月。更麻煩的是,尾牙、春酒、年終考核也全擠在同一段時間,你不是只有這一件事要做。
造成影響:採購期被壓縮,最後只能挑「還來得及」的品項,而不是最適合的品項。
供應商比你早封關,年前最後一批出貨決定一切
廠商年前要結帳、要放假,工廠停工的時間往往比你想的早。我看過同事十二月底才敲定禮盒,對方回一句「這個品項年前排不進去了」,只能臨時換成次要選項。禮券與電子票券雖然不必生產,但供應商的請款、開票、對帳窗口一樣會提前收單。
造成影響:確認得太晚,選擇權就從你手上轉移到供應商的出貨排程上。
最後一哩不是送到公司,是送到員工手上
貨進來只完成一半。多廠區、多分點的公司要再分批轉運;輪班的同仁那一週不一定在;有人年前休完特休直接接年假;還有人要提著三公斤的禮盒搭高鐵回南部。我看過禮盒堆在會議室三天沒人領,最後福委一箱一箱扛去各樓層。
造成影響:發放拖到年後,原本要傳達的年節心意就跟著失溫。
春節禮贈的第一個動作不是選品,是先在行事曆上圈出封關日。
關於春節禮贈時程,福委最常問我的三件事
Q1. 春節禮品採購該提前多久開始準備?
我的做法是從公司年前最後一個上班日往回推:配送與發放留兩週、供應商備貨與出貨抓三到四週、比價選品與簽核再抓三到四週。換算下來,前一年十一月就該啟動,十二月要能定案。企業節慶採購的準備期通常落在十二月到隔年一月,越靠近年關,可選的品項與配送時段就越少。如果希望有專人協助評估品項與交期,PayEasy 的禮品企業採購服務提供專人報價,一般三到五個工作天回覆,能幫你把時間留在決策上,而不是耗在比價上。
Q2. 已經十二月了才決定要送,還來得及嗎?
來得及,但要換一個思路:把「需要生產與物流的東西」換成「不需要等出貨的東西」。電子票券與享樂券這類形式沒有備貨與運送問題,序號發下去員工就能用,通路與面額也由員工自己選。PayEasy 的禮贈平台支援以 APP 發送電子序號,省下簡訊與郵件成本、即時到帳,對時間已經很緊的公司來說,是把風險降到最低的做法。
Q3. 有沒有辦法讓春節禮贈不用每年重來一次?
有,關鍵是把「一次性採購」變成「常態機制」。名單、預算級距、發放方式、帳務流程如果每年都重新設計,你就會年年從零開始。我後來的做法是把這幾件事固定在同一個平台上,每年只調整金額與品項。PayEasy 為企業建置專屬的員工福利平台,後台可依部門、地區、職級設定不同額度,並自動核銷、匯出報表,年節時只要把點數或享樂券發下去,流程和去年一樣,不用重新摸索。
春節禮贈難的從來不是決定送什麼,而是要在一段被年終工作塞滿的日子裡,把採購、配送、發放、核銷一次做完。如果你也想把年節這段時間從救火改成照表操課,不妨找一個能同時處理採購、配送與帳務的窗口,把會重複的流程交出去。
關於 PayEasy 的年節禮贈服務
PayEasy 自 2003 年起提供企業福利服務,目前服務超過 800 家企業。禮品企業採購服務以單一窗口承接需求釐清、選品、多點配送、帳務到售後的完整流程,並提供專人報價,一般三到五個工作天回覆。若時間緊迫,禮贈平台的享樂券可透過 APP 發送電子序號,即時到帳,由員工自選兌換通路與面額。企業採購享最高 4% 折扣,採購滿 60 萬並可獲贈完整福利網服務。