獎品發完才是麻煩的開始:做了快二十年,我最怕新手漏掉的三件帳務事
從中獎名單、憑證形式到簽收紀錄,把獎品採購做成一件三個月後還交代得出來的事
王志明（資深福委）
每次活動結束、獎品發完、大合照拍完,新手福委最常做的一件事就是鬆一口氣。做了這麼多年我可以老實說:那口氣通常鬆得太早,真正的麻煩往往在活動結束後兩個星期才會找上門。
獎品採購看起來只有選品、比價、下單三件事,但真正吃掉時間的,是活動之後的所得申報、憑證請款、簽收與售後。這幾關新手幾乎不會被事先提醒,等到會計和稽核來問,才發現當初該留的紀錄一項都沒留。
獎品採購的成敗不在你買得多便宜,而在三個月後有人來問的時候,你拿不拿得出完整的紀錄。
新手最常漏掉的三個獎品採購眉角
中獎名單不是活動花絮,是要進帳務系統的資料
現場抽獎最熱鬧的時候,主持人念完得獎者的名字就換下一個獎項,沒有人記得留完整名單。等會計來要中獎人資料,你手上只剩活動照片跟一張塗改過的簽到表。獎品對得獎者而言是一筆所得,金額達到門檻時公司需要辦理申報甚至代為扣繳,實際標準請以公司會計或稅務單位確認的當年度規定為準。我的做法是抽獎前就把表格開好:獎項、品名、市價、得獎者工號與部門,現場邊抽邊填,活動結束當天就送出去。
造成影響:名單事後補不齊,申報就會拖到隔年,福委得一個一個回頭跟同事要個資,信任感一次消耗掉。
憑證形式錯了,東西買得再便宜也請不了款
我看過最典型的卡關,是同事用個人信用卡去賣場刷了十幾台家電,拿回一疊二聯式收據,結果財務說要三聯式含統編才能入帳。也遇過公司規定先拿發票才能請款,廠商卻堅持先收錢才出貨,採購夾在中間兩頭燒。獎品採購前,先把公司要的憑證形式、付款條件、可不可以月結問清楚,比你多殺兩個百分點的價格重要得多。
造成影響:憑證不合規就得重開或重買,輕則請款延後一個月,重則整筆採購作廢重來。
獎品從進倉到送出去,誰簽收、誰負責瑕疵沒人講清楚
高單價獎品送到公司那天,常常是總機代收、堆在會議室角落,沒有人點交。等到得獎者說盒子被拆過、序號對不上、開機就故障,才發現沒有簽收紀錄可以追。多廠區的公司更麻煩:三個廠、五個部門,獎品各自被領走,最後連誰拿了哪一台都要靠回想。我現在一律要求點收、發放、售後三段各留一張紀錄,不管活動多小都一樣。
造成影響:一旦出現瑕疵或短少,責任歸屬說不清楚,最後買單的通常是負責採購的那個人。
獎品採購真正的成本不是價差,是三個月後你要花多少時間解釋。
關於獎品採購,新手最常問我的三個問題
Q1. 公司抽獎的獎品需要幫員工報稅嗎?
需要留意。獎品對得獎者是一筆所得,達到一定金額門檻時,公司要辦理申報甚至代為扣繳,實際門檻與稅率請以公司會計或稅務單位確認的當年度規定為準。實務上最重要的是資料完整:獎項名稱、市價、得獎者工號與部門,活動當下就要記下來。若採購走 PayEasy 這類單一窗口,品項、金額、數量都在同一份紀錄上查得到,對帳時不用回頭翻十幾張零散單據。
Q2. 獎品採購找一家統包,真的比自己分開買划算嗎?
單看標價,自己跑賣場或許偶爾能撿到便宜。但把比價、簽呈、配送追蹤、發票整理、售後協調的工時算進去,答案通常會翻轉。PayEasy 的禮品企業採購由專人承接需求釐清、選品、多地分點配送、帳務到售後的完整流程,並提供三聯式發票、折讓單、代收轉付收據等企業要的憑證形式,月結與請款也能配合公司內控。省下來的不只是錢,是你不用再當十個廠商的中間人。
Q3. 小額的活動獎品也要這麼慎重嗎?
流程可以簡化,紀錄不能省。小額獎品最常見的問題是次數多、金額零散,月底一疊小發票反而最花時間。這種場合我會建議用電子券形式處理:PayEasy 禮贈平台的享樂券可透過 APP 發送電子序號,面額型或餘額型都有,員工即發即用,企業端則是一筆採購、一份憑證,採購還享有最高 4% 折扣,行政量會少非常多。
獎品採購這件事,做久了你會發現真正的功力不在挑到什麼好東西,而在活動結束後的每一關都接得住。如果你希望選品、配送、帳務、售後有人一路承接,而不是自己在十個窗口之間協調,把這段流程交給專業平台會是省力很多的做法。
關於 PayEasy 禮品企業採購服務
PayEasy 自 2003 年起服務超過 800 家企業,針對年節贈禮、活動獎品與大宗採購提供專人報價,一般約 3 到 5 個工作天回覆。從需求釐清、選品、多地分點配送到帳務與售後由單一窗口承接,解決廠商太雜、配送分散、流程僵化這三大痛點。帳務端提供三聯式發票、折讓單與代收轉付收據,並支援月結與請款流程,讓採購紀錄可供主管、會計與稽核單位追溯。