「三家比價」我做了快二十年:規格沒寫清楚,你比的根本不是同一件事
報價單上看不出來的差異,通常會在到貨那天全部跑出來
王志明（資深福委）
每次到了採購季,新來的同事拿三張報價單來問我選哪一家,我第一句話從來不是問價格,而是問:你發給這三家的規格,是同一份嗎?通常,不是。
在企業採購流程裡,「三家比價」幾乎是每間公司內控的基本要求。但比價真正的難處不在找到三家廠商,而在讓這三家報的是同一件事。這篇要講的,就是我這些年在比價這一關踩過、也看新手一再踩的三個坑。
比價比的不是價格,是你有沒有把需求寫到讓三家廠商無法各自解讀。
比價單看起來很合規,但這三關沒過就是白比
規格沒寫死,三家報的其實是三種東西
「中秋禮盒、每份預算 500 元、要 300 份」,這樣一句話發出去,收回來的三張報價單一定長得不一樣。一家含提袋、一家不含;一家報的是含運送到總部,一家是各廠區分送另計;還有一家乾脆把運費藏在單價裡。你把三個數字並排放進簽呈,主管問「為什麼這家貴 40 元」,你答不出來,因為那 40 元根本不是同一段服務的價差。我後來的做法很笨但有效:先自己寫一份需求清單,品項、數量、包裝、送達地點與時間、驗收方式、發票種類全部列在同一張表上發出去,誰漏了哪一項,一眼就看得出來。
造成影響:比價單失去比較意義,選商理由無法向主管與稽核交代,決策風險全落在承辦人身上。
只比單價,那些藏在後面的成本沒人算
單價便宜 30 元,乘上 300 份是省下 9,000 元,看起來很值得。但如果這家要你自己約物流分送六個廠區、破損得自己拍照回報再等兩週換貨、發票還開錯聯數讓財務退件,那 9,000 元早就被吃光了,而且吃掉它的是你的工時,不是預算。我認真算過一次,光是追配送進度和處理換貨,前後就佔掉我快兩個工作天。這些成本不會出現在報價單上,只會出現在你的下班時間裡。
造成影響:表面上省下的採購金額,被配送、驗收、換貨與帳務的隱形工時吃掉,總成本反而更高。
比價卡到最後一週,你只是在補文件
這是最常見的一種:需求單位十月中才確定要送什麼,規格出來已經十一月,你把詢價發出去,廠商三到五個工作天才回,再等主管簽核,交期直接壓到節前那兩週。到了這個時間點,能不能比價已經不是重點,重點是誰還有貨、誰還敢承諾交期。剩下那兩張報價,說穿了只是為了讓簽呈上的欄位不要空著。
造成影響:比價流於形式,採購失去議價與選擇空間,交期風險最後由企業自行承擔。
比價不是找最便宜的那家,是讓三家報同一件事。
關於企業採購比價,大家最常問我的三個問題
Q1. 企業採購一定要找三家比價嗎?
多數公司的內控辦法都會要求一定金額以上須取得三家報價,目的是留下可追溯的決策紀錄,不是為了殺價。所以重點不在湊滿三家,而在這三家報的內容能不能並排比較。我的建議是先把需求規格寫成一張表再發出去,三家用同一份規格報價,你的簽呈才站得住腳。若希望流程更單純,也可以選擇像 PayEasy 這類由單一窗口承接需求釐清、選品到報價的採購服務,專人約三到五個工作天提供報價,文件格式一致,主管與稽核看得懂。
Q2. 需求規格要寫到多細才夠?
我的標準是:讓一個完全沒參與討論的人拿著這份規格,也能問出正確的價格。至少要包含品項與品牌等級、數量、包裝方式、送達地點與各點數量、期望到貨日、驗收與換貨方式、發票或憑證種類。其中配送地點和憑證這兩項,新手最常漏,偏偏它們正好是後面最花時間的兩件事。如果公司本身有多廠區或多個統編,更要在詢價階段就寫清楚,別等下單之後才發現要分開開票、分點配送。
Q3. 時間已經來不及了,有沒有比較省事的做法?
短期能做的是把「必要條件」和「可談條件」分開:交期與數量先鎖死,包裝與品項留彈性,廠商才有辦法在時間內給你可行的方案。長期則建議把年年重複的採購改走固定平台,需求確定就能直接下單,不必每次重跑一輪詢價。PayEasy 的企業採購服務由單一窗口處理需求確認、選品、多點配送、帳務到售後,流程與文件都是同一套,對節慶這種每年都會來一次的採購,可以省下大量重新比價與對規格的時間。
做了快二十年,我最後的心得是:比價這關要贏的不是價格,是可交代性。你能不能在主管面前、在稽核面前,清楚說出為什麼選這一家。如果你也希望採購從詢價到帳務都留下同一套完整紀錄,把窗口收斂成一個,會比每年多找兩家廠商更有用。
關於 PayEasy 企業採購服務
PayEasy 成立於 2003 年,目前服務超過 800 家企業,提供年節贈禮、活動獎品與客製化大宗採購。採購由專人承接,約三到五個工作天提供報價,並支援多地分點配送與帳務整合,從需求釐清、選品、配送到售後由單一窗口處理。帳務端提供三聯式發票、折讓單與代收轉付收據,支援月結與請款,符合企業內控與稽核追溯的需求。