員工旅遊比了三家旅行社報價,為什麼最後還是超支?
做了快二十年福利工作,我把報價單上看不見的三筆錢攤開來講
王志明（資深福委）
每次要規劃員工旅遊,我桌上都會躺著三份旅行社報價單。格式不一樣、包含的項目不一樣,老闆走過來只問一句:哪一家比較便宜?說真的,這題沒有那麼好回答。
做了這麼多年,我很清楚一件事:報價單上的每人單價,從來不等於最後的實際支出。真正讓預算破表的,幾乎都是那些沒有白紙黑字寫上去的東西。這篇就把我踩過的坑講清楚,讓你在簽約之前就先看見它們。
比價不是比誰的數字小,是比誰的報價單把該講的都講完了。
報價單上看不到的三筆錢
人數浮動的價差,簽約當下沒有人提醒你
報價寫的是四十人成行每人五千八,結果報名截止只到三十七人,單價立刻往上跳一級。再加上兩位同仁要單人房、一位臨時因家裡有事退出,房型跟車資全部重算。我看過最誇張的一次,出發前十天人數少了五個,總價反而比原本的預算高出七萬多。
造成影響:預算表在出發前兩週被迫重算,追加費用得回頭找主管補簽,福委夾在旅行社和公司中間最難做人。
自理與自費項目的界線,最容易兩邊認知不同
報價單上寫「含三餐」,但沒寫餐標多少;寫「含景點門票」,卻不含纜車和船票;導遊小費、旅遊平安險的加保額度,通常也是另外一行小字。同仁到了現場一路自己掏錢,回來就覺得公司這次的補助縮水了。這些錢公司其實沒省到,只是換成員工自己付。
造成影響:員工在旅途中反覆自費,滿意度掉在一筆你根本沒編列到的預算上,回來的檢討會全是這件事。
行政與核銷的時間成本,從來不會出現在任何報價單上
簽完約才是開始。蒐集名冊、確認房型、比對保險名單、催繳費用、旅遊結束後再處理收據與請款。我的做法是把這些工時實際記下來,一趟兩天一夜的旅遊,前後大概要吃掉福委兩到三週的零碎時間。這段工時沒有人會幫你算進成本,但它確實是公司在付的錢。
造成影響:福委的本職工作被迫延後,而這些經驗多半留在個人腦袋裡,隔年換人辦又從頭摸索一次。
便宜的報價單,通常只是把貴的部分留到後面才講。
關於旅行社報價,這些年最多人問我的三個問題
Q1. 員工旅遊比價的時候,到底該比哪些欄位才準?
我的做法是先自己做一張欄位表,再請各家旅行社照著填,而不是拿他們給的格式互相比。至少要問清楚:成行人數與各級距單價、單人房差額、餐標金額、門票與纜車是否包含、保險投保額度、取消與異動的收費規則、收據形式。欄位對齊之後,差距通常一眼就看得出來。若貴公司是用 PayEasy 旅遊專區,員工在平台上直接選購行程,價格與內容都攤在頁面上,福委就不必再自己拉表格比。
Q2. 報價最低的那一家,是不是品質通常也最差?
不一定,但報價低得不合理的,多半是先把項目拿掉再報給你。我看過同樣的行程,便宜的那家其實是把餐標降一級、住宿換到比較遠的館別、門票改成自費。與其猜,不如直接請對方在報價單上逐項寫明「含」與「不含」,寫不出來的那家就可以先放一邊。內容寫得越清楚的廠商,出發後臨時加價的機會通常也越低。
Q3. 公司規模不大,沒有人力一家一家比價怎麼辦?
規模小反而更不該用整團統辦的方式硬撐,因為人數少、議價空間小,福委卻要花一樣多的時間。這幾年我比較常建議的做法,是改成發放旅遊補助讓同仁自己選行程。PayEasy 旅遊專區整合各大旅行社與票券平台,員工用旅遊點數或共用點數兌換訂房、機票與自由行,系統自動核銷、免收紙本單據,福委不必再一家一家要報價。
如果你也覺得每年比價、追加、核銷這一輪實在太耗人,可以先想清楚一件事:你要的是最便宜的報價,還是最不需要你善後的方式。這幾年我把力氣從比價轉到制度設計上,旅遊補助改由平台承接,省下來的時間拿去做真正該做的福利規劃。
關於 PayEasy 旅遊專區
PayEasy 旅遊專區整合各大旅行社與票券平台,員工可使用旅遊點數或共用點數兌換訂房、機票與自由行行程,系統自動核銷、免收紙本單據。企業若要辦家庭日、獎勵旅遊或會議團,也可由康迅旅行社規劃客製化行程。點數制度提供旅遊點數、共用點數與旅遊抵用券三種方案,並可設定使用期限;帳務方面提供旅行社代收轉付收據,符合企業核銷需求。