旅遊補助發了卻沒人用?三個新手最常踩的眉角｜觀點專欄

每次到了年底,我都會收到同樣的求救:「老王,旅遊點數快過期了,還有一堆人沒用,怎麼辦?」說真的,這個坑我自己年輕時也踩過,而且踩得不輕。

公司好意每人發了旅遊補助,結果效期一到,一大票點數憑空蒸發,員工抱怨、主管追問,最後黑鍋全落在福委頭上。這篇我就把這些年踩過的坑攤開來講,讓剛接手的你少走點冤枉路。

**旅遊補助發得出去不算本事,讓員工真的用掉、用得開心,才是這份工作真正的眉角。**

analytics 旅遊補助沒人用,通常是這三個坑沒避開

很多新手以為,點數發下去、效期設好,任務就完成了。錯。員工平常根本不會記得自己有旅遊點數這回事,等想起來通常是效期最後一週,然後一窩蜂全擠在十月底。我以前就遇過,期限到了還有三成的人一毛沒動,那場面真的很難看。

造成影響:好好的福利變成「看得到用不到」,員工不但無感,還覺得公司在做表面。

再來是核銷。早年沒有系統,員工旅遊回來,我得一張一張收旅行社的收據、核對金額、再跟財務對帳。一個幾百人的公司,光是收單據、追沒交的人,就能耗掉我大半個月。最怕的是有人弄丟單據,那筆帳就卡在那裡,結不掉也報不了。

造成影響:核銷流程一拖,帳務結不了,稽核一問又是一身冷汗。

還有一種坑是規則訂得太僵。比方說只能訂某幾家、只能國內、只能特定月份,員工一看限制這麼多,乾脆放棄。我學到的教訓是,補助的彈性越高,使用率才越高。與其把規則綁死,不如給員工「限定旅遊」或「購物旅遊都能用」的選擇,讓他們自己決定怎麼花最順手。

造成影響:限制太多等於變相逼員工棄權,預算花了使用率卻上不去。

福利的成敗不在發了多少,而在最後有沒有真的被用掉。

短期能做的就是密集提醒,但這治標不治本。比較根本的做法,是一開始就讓系統幫你盯。PayEasy 旅遊點數可以設定明確的使用期限(例如 4/1 到 10/31),搭配後台掌握使用狀況,你能提早看到哪些人還沒動,而不是等到最後一週才發現一片空白。提醒這件事,交給制度比交給記性可靠。

現在真的不用了。我以前被紙本票根折磨過,所以特別有感。PayEasy 旅遊專區的消費由旅行社開立代收轉付收據,系統自動核銷,員工用點數兌換行程,帳就自動對上,不必再一張張收單據、追沒交的人。共用點數的旅遊部分,月結後還會提供發票折讓單與代收轉付收據,稽核要看也交代得出來。

我的經驗是「額度清楚、彈性留足」。額度部分,把每人的旅遊點數金額講明白;彈性部分,看公司情況選方案。PayEasy 有三種設計:限定旅遊專區的旅遊點數、購物旅遊都能用的共用點數、還有可多張併用的旅遊抵用券。員工選擇越順手,點數就越不會卡在手上過期。

旅遊補助這件事,我看過太多公司花了大錢卻換來一堆過期點數。如果你不想年底再收到那種求救訊息,把效期管理跟核銷交給系統,會比靠人盯、靠人記實在得多。