大家都在討論頭獎,我卻為了 100 份參加獎連續加班三天
活動獎品真正難的不是選頭獎,是把小獎品的數量、品項和剩貨全部收乾淨。
白哲宇（新手福委）
主管在會議上花了四十分鐘討論頭獎要 iPhone 還是遊戲主機,散會前補一句:「小獎品你處理一下。」
那時候我還不知道,那句「處理一下」等於 100 份參加獎、四種品項、三個部門的意見。
企業辦運動會、家庭日、社團成果發表,獎品清單通常長這樣:頭獎一台、二獎三台、三獎五台,然後最後一行寫著「參加獎 100 份」。前面那幾行大家吵得很兇,最後一行沒人想碰。這篇要講的,就是最後一行。
獎品採購真正吃掉福委時間的,從來不是最貴的那一台,而是最便宜但份數最多的那一批。
小獎品把新手福委搞爆的三件事
數量抓不準:多了退不掉,少了現場開天窗
報名表填 80 人,主管說「可能會有眷屬,抓 120 好了」,採購當天又改成「先買 100,不夠再說」。活動當天來了 93 個人,我手上多出 7 份,倉庫角落還躺著去年沒發完的 15 份。後來有人問我:「去年那批還在嗎?」我只能笑。
造成影響:數量估錯不是差幾份的問題,是每年都在累積一批發不掉、退不了、又不敢丟的庫存。
品項越湊越雜,驗收變成拆箱大考驗
預算人均 150 元,一個品項湊不出氣氛,於是變成保溫杯、環保袋、藍牙耳機、超商券四種混搭,四種各找一家廠商。東西陸續到公司那週,我的座位變成物流站:這箱少 3 個、那箱顏色出錯、耳機有兩個開機沒反應。要退換,四家廠商各有各的規矩。
造成影響:品項每多一種,比價、下單、驗收、退換、對帳就整組再跑一次,行政工時是用乘法在長。
分裝與發放沒人算工時,全落在福委身上
東西到齊只是開始。100 份要按組別分袋、貼標籤、清點兩次,活動前一晚我跟同事在會議室折袋子折到十點。發完之後還要收簽名表、補寄給沒到場的人、把剩下的搬回倉庫。這些事情不會出現在任何一份活動預算表上。
造成影響:分裝與發放的隱形工時常常超過採購本身,卻完全沒有被計入活動成本與人力規劃。
頭獎決定活動的話題,小獎品決定福委的加班時數。
新手福委最想問的三個問題
Q1. 活動小獎品的數量到底要抓多少才不會出錯?
我的做法是把數量拆成兩段:確認報名人數買足,再加約一成的彈性額度,而彈性那一段優先選「不會過期、下次還能用」的品項,例如超商電子票券或百貨電子禮券。這類票券即買即用、不限地點,多出來的還能留到下次活動或當生日小禮,不會變成倉庫裡的死庫存。PayEasy 購物專區就有超商、量販、百貨電子票券可以直接採購,數量調整比實體贈品有彈性得多。
Q2. 小獎品是不是買越多種,員工越開心?
這是我踩過最痛的坑。品項多不等於有感,只等於行政量變多。從 PayEasy 前 500 名銷售品項來看,員工最常換的其實是超商電子票券、量販與百貨禮券這種立即可用的類別,不是造型特別但用不到的贈品。與其湊四種東西讓大家挑到眼花,不如給一種讓每個人自己去換想要的。決定權交出去,你反而少被抱怨。
Q3. 一個人要採購、驗收又要分裝,有沒有比較省力的做法?
把「多家廠商」收斂成「單一窗口」是最有感的一步。PayEasy 的禮品企業採購服務提供專人報價,一般約 3 到 5 個工作天,並支援多地分點配送與帳務整合,從需求釐清、選品、配送到售後由同一個窗口承接,你不用再開四個群組追四家進度。票券類獎品還能透過 APP 發送電子序號,連分裝和簽收都省下來。
如果你也在為活動獎品的數量、品項和分裝加班,問題可能不在你不夠細心,而是這件事本來就不該由一個人用手工完成。把採購、配送和帳務交給能一次承接的窗口,你才有時間去想活動本身怎麼更好玩。
關於 PayEasy 的活動獎品採購服務
PayEasy 成立於 2003 年,服務超過 800 家企業,提供禮品企業採購服務,協助企業處理活動獎品、年節贈禮與大宗採購。從需求釐清、選品、多地分點配送到帳務與售後,由單一窗口承接。購物專區有 36 萬件特談商品,含超商、量販、百貨電子票券,以及 Apple、Dyson、Sony 等品牌,並設有賣貴通報機制。專人報價約 3 到 5 個工作天,帳務支援月結、請款與核銷,方便向主管與稽核交代。