尾牙抽獎資格怎麼訂?新手福委被名單問題追殺的那三週
從資格認定到名單對帳,把爭議提前關掉的實戰筆記
白哲宇（新手福委）
主管在會議上說「尾牙抽獎你來規劃」的時候,我以為最難的是買獎品。結果報價都還沒問到,我的訊息就先爆了:有人問下個月才報到能不能抽、有人問留職停薪算不算、還有人問當天要值班是不是就沒了。
那三週我才發現,尾牙抽獎真正的難題不是預算,是「誰可以抽」這件事沒有一份大家都認同的名單。只要規則有一格模糊,全公司都會來替你補上他們想要的解釋。
尾牙抽獎的公平不是抽出來的,是你在公告那天就寫死的。
新手福委最容易在名單上爆炸的三個環節
資格只寫「在職員工」,剩下的全變成申訴
我第一版公告寫的是「凡本公司在職員工皆可參加抽獎」,看起來很完整,實際上什麼都沒定義。隔天我就收到四種問法:試用期算不算、十二月一號才報到算不算、留職停薪算不算、派遣與外包同仁算不算。每一種我都只能先回「我確認一下」,然後拿著問題去問人資、再去問主管,一來一回三天過去,問的人以為我在拖,我其實是在等別人幫我決定。
造成影響:資格沒有定義清楚,福委就從活動規劃者變成申訴窗口,每一則訊息都要花你半小時去追答案。
名單有三份,而且三份對不起來
人資給我一份在職名單、報名表收回來一份、尾牙當天還有一份簽到表。我天真地以為三份是同一群人,比對之後差了快四十筆:有人沒報名但當天來了、有人報名了卻臨時出差、有人在系統裡是全名、在報名表上寫小名。為了讓抽獎程式能跑,我用工號一筆一筆對到半夜,還不敢保證沒漏。
造成影響:名單來源不統一,抽獎前一晚就會變成人工對帳夜,而且錯一筆就是活動當天的公開事故。
「沒到場算不算中獎」,現場才決定就來不及了
我們第一年沒有寫這條。抽到第三個獎項的時候,唱名唱了三次沒有人上台,主持人看我、我看主管、主管看老闆,全場安靜五秒。那五秒鐘我腦中閃過三種方案,選哪一種都會得罪一群人。最後臨時決定重抽,散場後就有同事私訊我:「所以人不在就作廢,這是什麼時候公告的?」
造成影響:規則在現場才生出來,不管怎麼決定都會被當成偏袒,活動結束後還要多處理一輪信任問題。
抽獎最貴的不是頭獎,是你沒寫清楚的那一行規則。
三個新手福委最常私訊我的問題
Q1. 尾牙抽獎資格要怎麼寫,才不會被同事挑戰?
把「資格認定日」寫出來,是最省事的一招。例如公告寫明「以尾牙當日在職、且到職日在十一月三十日前之正式員工為限」,試用期、留職停薪、派遣與外包同仁是否納入,也各給一行明確答案。寫的時候不用怕嚴格,怕的是模糊:同事可以接受規則對他不利,但不能接受規則是抽到他的時候才出現。規則定案後,透過企業福利平台的公告與問卷功能一次發給全體同仁,留下時間紀錄,之後有人來問,你就有一份可以直接貼過去的依據。
Q2. 當天沒到場的人可以抽獎嗎?
兩種做法都行,重點是先講。第一種是「到場才具抽獎資格」,現場氣氛好,但要接受出差與值班同仁的抱怨;第二種是「全員都抽,未到場者事後領獎」,公平但你要處理後續發放。我後來選第二種,把大獎設定為到場加碼、普獎全員都有。如果你也選第二種,建議普獎改用電子形式的禮券點數,PayEasy 的禮贈平台可以用工號直接發送享樂券電子序號,不在現場的人一樣即時收到,你不用替他們保管獎品。
Q3. 名單和報名這麼多份,有沒有比較不會出錯的做法?
讓報名這件事回到同一個系統裡。PayEasy 企業福利網的員工交流專區有活動報名、問卷調查、投票與公告訊息功能,報名資料直接對應員工帳號與工號,不用再收 Excel,也不用擔心同事寫小名。你要做的只剩下在抽獎前把名單匯出來核對一次。名單來源從三份變成一份,對帳時間會從一整晚縮成半小時,而且活動當天你敢直接看著螢幕唸出名字。
尾牙抽獎的爭議,幾乎都不是抽獎那一刻造成的,而是規則與名單在前面就沒有收乾淨。現在離尾牙還有幾個月,正好是把資格條件寫死、把報名管道收成一個入口的時候。如果你不想再經歷一次半夜對名單,可以讓平台先把名單與報名這一段扛掉。
關於 PayEasy 企業福利服務
PayEasy 成立於 2003 年,服務超過 800 家企業、60 萬名企業員工會員。企業福利網的員工交流專區提供活動報名、問卷調查、投票與公告訊息等功能,可協助福委會管理尾牙抽獎的報名與名單;禮贈平台則能以工號發送享樂券電子序號,省去簡訊與郵件成本,即時到帳。從報名管理到獎品發放,都有單一窗口可以對接。