「什麼時候去」比「去哪裡」還難:員工旅遊的日期,我這些年換過三種挑法
日期一歪,預算、人數、行程品質全部跟著歪:一個資深福委的排期心法
王志明（資深福委）
每次到了十月,老闆一句「明年旅遊早點喬一下」,我就知道接下來最難的不是選地點,是選日期。地點選得不好,大家抱怨一季;日期選得不好,你整年都在補洞。
做了快二十年福委,我手上辦過的員工旅遊大概三十幾趟。回頭看,真正讓我焦頭爛額的那幾次,問題幾乎都出在「日期」這一關:不是行程不好,是那個時間點本來就不該出團。這篇就把我踩過的坑,和後來改出來的排法攤開來講。
員工旅遊的日期不只是行政問題,它同時是預算問題、人力問題,也是信任問題。
排員工旅遊日期,三個新手最容易忽略的眉角
旺季的價差不是多一成,是整個行程被壓縮
很多人以為旺季就是貴一點,忍一下就過去了。實際上旺季貴的不只房價:遊覽車調不到好車、餐廳只給你離峰時段、熱門景點排隊排掉半天。我有一年為了配合連假出團,同樣的預算只能住到更遠的飯店,每天多坐一個小時車,回來問卷上寫最多的一句話是「在車上睡覺的時間比玩的時間還多」。
造成影響:同一筆預算在旺季買到的是縮水的行程,員工體感變差,福委卻背了「錢花了還不好玩」的黑鍋。
產線、輪班、門市的班表,比老闆的行事曆更難喬
辦公室同仁請兩天假沒什麼問題,產線停線、門市缺人就是另一回事。我後來的習慣是,日期草案一定先給生產單位主管和門市區主管看過,而不是先發問卷給全公司。曾經有一次我顛倒順序,票選第一名的那個週末剛好卡到月底盤點,整個廠區的人都去不了,只能回頭重跑一輪。
造成影響:日期定案後才發現關鍵部門去不了,不是改期就是放棄,兩種結果都會傷到福委說話的可信度。
連假前後的請假潮,會把參加人數整個拉歪
貼著連假出團看起來很體貼,實際上很多同事早就安排了自己的家庭行程,寧可請假也不跟公司走。相反地,離連假有點距離的平日出團,報名反而穩。我這些年的經驗是,日期一旦貼到大型連假,棄權的人就會明顯變多,而人數一變,團費單價、房型分配、保險名單就全部要重算一次。
造成影響:報名人數不穩會連動團費、房型與保險,福委每改一次人數,就要跟旅行社和會計各交涉一輪。
地點選得不好,大家抱怨一季;日期選得不好,你整年都在補洞。
關於員工旅遊排期,三個最常被問的問題
Q1. 員工旅遊的日期應該提前多久決定?
我的做法是提前半年鎖時段、提前三個月鎖日期。半年前先跟生產、門市、業務這些有班表壓力的單位談出兩到三個可行時段,三個月前再從裡面挑定案日,這時候旅行社的車與房還有談的空間。如果公司是用數位福利平台發旅遊補助,時程壓力會小很多:旅遊點數可以設定使用期限,例如四月一日到十月三十一日,同仁在期限內自己挑日子,福委就不必把全公司塞進同一個週末。
Q2. 先發問卷讓同事投票選日期,是比較公平的做法嗎?
公平和可行是兩件事。問卷先行最常見的結果,是票選第一名的日期根本排不出班,福委只能宣布「票最高的那個不能選」,反而更傷。我的順序是倒過來:先把排不掉的日期剔掉,像盤點、關帳、旺季專案、設備保養,再把剩下的兩三個時段拿去投票。選項少、每個都可行,投完就能定案,不會出現「投了又不算」的狀況。
Q3. 公司班表很緊,有沒有不用全公司同一天出團的做法?
有,而且這幾年越來越多公司這樣做。一種是分團出遊,同一個行程拆成兩三個梯次,把班表壓力攤開;另一種是改成旅遊補助,由員工自己選時間和行程。PayEasy 的旅遊專區整合各大旅行社與票券平台,企業可以用旅遊點數、購物旅遊共用點數,或透過禮贈平台發放旅遊抵用券,員工自行訂房、訂機票或安排自由行,系統自動核銷、免收紙本單據,福委不用再為了「哪個週末大家都有空」傷腦筋。
排了快二十年的旅遊日期,我慢慢接受一件事:有些公司的班表,就是找不到一個全員都有空的週末。與其每年硬喬,不如把「什麼時候去」這個決定還給員工,福委專心守住預算與制度。如果你正在想明年的旅遊時程該怎麼排,可以先了解一下用平台發旅遊補助的做法。
關於 PayEasy 員工旅遊與旅遊福利服務
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