禮品訂了 480 份,結果多出 27 盒、又缺 5 份:做了快二十年,我抓數量只看三個時間點
企業禮品採購真正會出事的地方不是選品,是數量。一個資深福委的名單基準日、例外身份與備品規則。
王志明（資深福委）
每年到了這個時候,我最怕的不是老闆問我選了什麼禮盒,是有人拿著一張名單走過來,問我一句「這批要訂幾份?」
那句話聽起來很簡單,但它是我這些年翻車最多次的地方。
做了快二十年福委,我發現禮品採購的爭議很少出在品項,幾乎都出在數量。多訂的那幾十盒放在倉庫沒人敢動,少訂的那五份卻會變成整層樓都知道的事。這篇就講我怎麼把「訂幾份」從猜數字,變成一套有規則可循的做法。
禮品數量不是一個數字,是「名單基準日 + 例外身份規則 + 備品邏輯」的組合;少了任何一項,你都會在發放當天被迫臨時做決定。
我抓禮品採購數量,只看這三個時間點
名單基準日沒定,你手上的兩份名單永遠對不起來
我跟人事要在職名單,他給的是月初那份;採購簽呈跑完是月中;禮品到貨開始發是月底。這三個時間點之間,公司可能進了八個人、走了三個人。你拿月初的數字下單,發放當天一定有人舉手說「我怎麼沒有」。更麻煩的是,事後你也講不清到底是哪一段少算了。
造成影響:數量落差被當成「福委算錯」的個人失誤,而不是流程上本來就該補的一個環節。
只算人頭、不算例外身份,缺的永遠是那五份
派遣、外包、留職停薪、當月離職、外站輪班、育嬰假的同仁,到底算不算一份?我早年的做法是「先訂再說」,結果每次都缺個位數。後來我改成在請購單上直接列出這幾種身份,一欄一欄勾要給或不給,請主管在簽呈上一起核定。名單不會因此變少,但要吵的事情少了一大半。
造成影響:例外身份沒先核定,發放當天只能臨時加訂,單價貴、交期趕,還不一定拿得到同一款。
備品抓百分比沒有用,要抓「會在哪裡出事」
很多人教你多訂百分之三當備品,但這個比例在 100 人的公司是三份,在 1,200 人的公司是三十六份,意義完全不同。我的做法不是抓比例,是抓兩種真的會發生的情境:宅配到多個據點一定會有壓壞的、名單一定會有漏掉的,所以我固定留「每個據點一份,加上全公司漏發的預留數」。算出來通常比百分之三少,卻每一份都用得上。
造成影響:備品抓錯,不是多花錢在倉庫堆貨,就是缺貨當天才發現廠商那一批已經沒有了。
禮品採購真正難的不是選什麼,是先決定「這一份要給誰」。
關於禮品採購數量,大家最常問我的三件事
Q1. 企業禮品採購的數量,應該用哪一天的員工名單來算?
我的做法是在請購單上明寫一個「名單基準日」,通常抓在預計發放日往前推兩到三週,並註明基準日之後到職的同仁由部門另行處理。重點不是哪一天最準,而是這個日期有被主管核定過,事後誰來問都有依據。如果公司用的是線上福利平台,員工名單維護在同一個後台,採購與發放對到的就是同一份資料,比兩邊各拉一份 Excel 可靠得多。
Q2. 多訂一些備品是不是最保險的做法?
備品要留,但留法比數量重要。我會把它拆成兩種:一種是配送破損用的,按據點留;一種是名單漏發用的,按公司規模留個位數。反過來說,如果你年年都剩下一大堆,那不是備品的問題,是名單管理的問題。這種情況把一部分改成電子形式的禮券或點數發放,數量可以事後補,備品的壓力自然小很多。
Q3. 公司人數常常變動,禮品採購有沒有更省事的做法?
人數變動大的公司,實體禮盒本來就不好抓。我後來的處理方式是把一部分預算改成享樂券或福利點數,以工號發送,少一個人就少發一組序號,不必重新下單;剩下需要「拿在手上才有感覺」的節慶禮盒,才走實體採購。PayEasy 的禮品企業採購服務由專人報價、支援多點配送與帳務整合,兩種形式混著用,福委要追的窗口還是只有一個。
做了這麼多年,我很清楚數量這件事不可能一次算到完美,但它可以被制度化:一個核定過的基準日、一份例外身份清單、一套講得出理由的備品規則,就能把大部分爭議擋在發放日之前。如果你希望這些事不用每年重新來一次,找一個能從需求釐清一路承接到配送與帳務的窗口,會比自己追三家廠商省力很多。
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